Precis som executive golfbanor, som är kortare och tar mindre tid att spela än traditionella kurser, är en sammanfattning den förkortade formen av den långa rapporten du har skrivit. Det betyder dock inte att det är något mindre viktigt. För att vara effektivast bör den följa ett visst resuméformat. Din sammanfattning kommer att läsas av personer som inte har mycket ledig tid. Det måste ta tag i deras uppmärksamhet och hålla den genom alla viktiga punkter som du vill att de ska veta och, när de är klara, vara glada att höra mer.
Den övergripande sammanfattningsdefinitionen
En sammanfattning är en mini-version av ett viktigt dokument som du skriver. Som sådan bör det röra på allt i din rapport. Som ditt huvudsakliga större dokument är den sammanfattande formeln formell eftersom den följer med formella rapporter. Det ska skrivas i den tredje personen som om någon berättar för andra om ditt företag. På bara en till tre sidor måste den förklara vad ditt företag gör, vem sin målmarknad är och hur ditt företag överträffar andra företag i sitt slag.
En sammanfattning bör emellertid inte vara för försäljningsinriktad. Det är inte en marknadsföring bit. Håll tonen informativ, men överdriv inte fakta. Den sammanfattande sammanfattningen ska kunna stå på egen hand så att läsaren efter att ha läst det kommer att få en komplett, men förkortad bild av ditt företag och syftet med rapporten.
När ska du använda en sammanfattning
Att skriva en sammanfattning för en formell rapport är en smart strategi för att få din långa rapport i slutändan läst. Det betyder inte att du alltid behöver en, dock. Du kan tillbringa dagar som arbetar på en budget, vilket givetvis är viktigt och kan anses vara formellt. Men du behöver inte en sammanfattning som följer med den. Executive summary är för komplexa, långa dokument som människor kanske inte läser helt.
Rapporter som är skrivna för att locka till sig investerare, få lån eller uppmuntra partnerskap är ofta långa. Innan någon person kommer bank eller riskkapitalist att gå med på att investera eller samarbeta med dig, vill de veta allt om din verksamhet. Det kräver ett långt dokument från dig. Men de har inte tid att läsa varje lång rapport som korsar sitt skrivbord.
De kommer dock att skanna sammanfattningen. Om det ser intressant ut och är lätt att förstå, läser de hela sammanfattningen. Efter att ha läst det, borde de ha en komplett ögonblicksbild av ditt företag, dina mål och vad du frågar om dem. Därefter kan de titta på sidorna i rapporten själv för den fullständigare versionen av vad som helst som fångat sitt intresse.
Sammanfattning Mall
Sammanfattning bör följas i storleksordningen av din större rapport. Det formatet gör det lätt för läsarna att hitta den information de är intresserade av att lära sig mer om. En exempellampanj för att följa är:
Syftet med rapporten: Detta kan vara en mening eller ett kort stycke.
Företagsbeskrivning: Företagets fullständiga namn, Bolagets syfte, Kort historia (dvs. Grundad 2017 till …) och vad verksamheten är känd för.
Målmarknad: Vem använder dina produkter eller tjänster nu, och vem vill du använda dem i framtiden.
Organisation av företaget: Kort beskrivning av C-nivå och andra lagmedlemmar som är integrerade i denna rapport.
Beskrivning av produkter eller tjänster: Kortfattad översikt över produktlinjer eller tjänstekategorier. Markera de stora, välkända eller mest lönsamma produkterna eller tjänsterna. Beskriv nya produkter eller idéer du vill presentera om det är ett mål eller en anledning att begära finansiering.
Marknadsinsatser: Sammanfattning av hur du har marknadsfört företaget, inklusive alla vägar som reklam, PR, evenemang och säljteam. Vad du vill ändra eller förbättra.
Problem / lösningar: Översikt över problem som uppstått, lösningar hittills och förslag till lösningar efter finansiering.
Finansiell ögonblicksbild: Beskrivning av din nuvarande ekonomiska situation och framtidsutsikter med finansiering, förväntad tillväxt och långsiktiga mål.
Sammanfatta: Sammanfattningsvis, i några meningar, slutsatserna från rapporten.
Hämta yttranden
Fråga andra affärsmän, vars åsikter du värdesätter, för att korrekturläsa din sammanfattning för grammatik, typsnitt, andra fel och övergripande klarhet. Be om några råd som de måste göra det bättre. Håll ett öppet sinne och ta inte råd eller kritik personligen.
Ändring för specifika ändamål
Överväg att ha lite olika versioner av sammanfattningen för olika ändamål. För investerare, fokusera på varför det skulle vara värt att investera i ditt företag. För lån, prata mer om vad du har åstadkommit med tidigare lån och din kreditvärdighet. För potentiella partners notera vad de två av er kan uppnå tillsammans.
