E-post har blivit den vanliga kommunikationsmetoden för företag och de som kommunicerar med företag. Det sägs att det finns tillfällen då en traditionell professionell affärsbrev är nödvändig. Detta kan vara för prospektering av jobb, affärsförslag eller till och med lagliga skäl. Formatera bokstaven korrekt för bästa möjliga chans att få resultat. Aktuella affärsstilar använder "blockformat" -brevet för företag snarare än "indented style" som används för mindre formella bokstäver.
Skapa ett brevhuvud
Brevposten ger din information, inklusive ditt namn, företagsnamn (om tillämpligt), adress och annan relevant kontaktinformation, till exempel telefonnummer, fax och e-post. De flesta datorordbehandlingsprogrammen öppnar avsnittet "rubrik" genom att dubbelklicka på den övre delen av den tomma filsidan. I blockstil finns ingen inryckning eller centrering av informationen. Det är bara ett informationsblock längs vänstra marginalen. Den här rubriken används endast på första sidan.
Om du inte kan skapa ett brevhuvud i rubrikavsnittet har du två alternativ. Flytta brevhuvudet till huvudkroppen som det första blocket eller placera datumet först med din kontaktinformation mellan datumet och mottagarens information.
Datum, adress och hälsning
Datum, adress och hälsning är de första tre kvarteren i huvudbokstartsavsnittet. Se till att du inte befinner dig i rubrikavsnittet genom att klicka på huvudkroppen. Den första raden är datumformaterad genom att stava ut månaden med dagen och året efter, till exempel den 10 maj 2017.
Håll en tom linje mellan datumet och mottagarens adressblock. Inkludera "Herr", "Ms" eller "Mrs." i förekommande fall. Använd fullständig adress och kontaktinformation, placera gatainformationen på en rad och staden, ange i nästa. Hoppa över en linje för hälsning som följs av ett kolon, till exempel "Kära fru Smith:".
Formatera brevets kropp
Mellan adress och hälsning eller efter hälsning kan du inkludera en referens för brevet som sammanfattar ämnet, till exempel en "RE: Supervisor Position". Fortsätt sedan skriva brevets kropp. Använd ett konservativt typsnitt på 10 eller 12 punkter, t.ex. Times New Roman, Cambria eller Arial. Punkter är inte indragna, placerade på vänstra marginalen och åtskilda av ett radrum. Marginaler ska vara en tum på alla sidor av dokumentet.
Flytta till andra sidan
Inkludera brevpostkontakten endast på första sidan av brevet. Som redan noterat är första sidan den enda platsen som ska ha ett brevhuvud med avsändarens fullständiga namn och adress. Rubrik på den andra sidan ska ange sidnumret centrerat. Du kan också inkludera adressaten till brevet i vänstra marginalen och datumet till höger marginal, vilket hjälper läsaren att identifiera dokumentet, ska de två sidorna någonsin bli separerade.
Stänger brevet
Brev är stängda med ett signaturblock. Stäng brevet på andra sidan genom att använda ett neutralt men vänligt stäng som "Med vänliga hälsningar" eller "Vänliga hälsningar". Avslutningen följs av ett komma, fyra mellanslag och ditt namn. Inkludera din titel om något, under ditt namn. Skriv brevet i blått eller svart bläck i utrymmet ovanför ditt namn.
Om du inkluderade något med bokstaven, såsom ett CV eller förslag, vill du notera att det finns ett "inneslutning (er)" två rader under ditt namn.
