Att upprätthålla en likvida fond är 90 procent rekordhantering. De övriga 10 procenten kontrollerar vem som får komma åt fonderna. Oavsett vilken typ av verksamhet du är i och oavsett vad du använder dina småkasser för att följa dessa två principer tillsammans med några enkla budgeteringsförfaranden kommer att hålla din likviditetsfond balanserad.
Filbevis för alla inköp
När du driver en likviditetsfond, är det första du behöver göra att skapa ett effektivt och funktionellt system för registrering. Du ska få kvitton och fakturor för varje transaktion där småkassor används och gör kopior av dem. Detta garanterar att du har två separata filer om du tappar ett kvitto. Lägg inte bara in dina kvitton i en mapp, men fil dem kronologiskt och överväga att sätta in kvitton i separata mappar för varje månad.
Upprätta godtagbara användningsområden för småkassor
Använd inte mindre pengar utan diskriminering. Du bör ha särskilda riktlinjer för vad du kan använda pengar för och vad du inte kan. Att köpa alkohol med medel skulle till exempel vara en oacceptabel användning, även om alkoholen var för en företags sponsrad social händelse. För att skydda dig själv och någon annan med tillgång till kontanterna borde du ha skriftliga regler om vad som är acceptabla kostnader.
Kontrollåtkomst
Håll alltid din penningfond frikopplad. Du kan hålla den i allt från en låda till en garderob till en säker, men undvik att hålla den i bärbara lådor eller andra förvaringsbehållare som kan flyttas eller transporteras lätt bort. Ge inte nycklar eller kombinationer till fler än några personer. Helst bör du bara ge en eller två personer en nyckel och få någon annan att fråga dessa nyckelinnehavare om alla pengar de behöver.
Utför periodiska revisioner
För att säkerställa att dina mindre pengar används på rätt sätt, utför regelbundna revisioner. Effektiva revisioner är oanmälda och syftet är att slumpmässigt kontrollera registreringen, redovisningen och kontrollen av din likvida fond. Utan revisioner kan småkassfonder vara utsatta för missbruk eller dålig hantering. Det enklaste sättet att utföra en revision är att ha en chef som inte har tillgång till kassakontrollen i fonden varje par veckor eller så.
