Finansavdelningar är en integrerad del av en organisation, vilket ger bränslet för att hålla det framåt. Genom att kommunicera, hantera pengar klokt och hålla sig informerade om tillgängliga möjligheter kan finansavdelningarna säkerställa ett stabilt flöde av pengar till organisationen.
Utveckla en exakt budget
Finansiella avdelningar strävar efter att utveckla en realistisk budget som tydligt anger vad organisationen ska spendera. På så sätt hjälper de alla grenar av organisationen att planera sin verksamhet. Budgeten måste tydligt visa hur mycket avdelningar som kan spenderas på varje enskild aktivitet eller nödvändighet, som ny utrustning. För att skapa en exakt budget måste finansavdelningen kommunicera effektivt med cheferna för andra avdelningar för att bestämma vad de behöver och modifiera orealistiska mål.
Koordinera med andra avdelningar
En finansavdelning måste också sträva efter att samordna flödet av medel med organisationens verksamhet genom att använda långdistansplanering samtidigt som man förbereder sig på kortsiktiga behov. Det handlar om timing, se till att organisationen har tillräckliga medel för sin verksamhet när det behövs. Med andra ord, om en organisation kommer att få ett stort bidrag i november men behöver pengar till ett nytt projekt i juli, bör finansdepartementet och andra avdelningar diskutera huruvida de kan få tillräckliga medel eller bör initiera projektet senare.
Procure Funds
Finansdepartementet måste bestämma hur mycket skuld organisationen ska ha, med tanke på möjligheten att betala tillbaka den skulden. Avdelningen måste då bestämma vilka finansieringskällor som till exempel lån, aktier och bidrag, som bäst motsvarar organisationens behov och syfte. Då måste den undersöka tillgängliga möjligheter och räntor, om tillämpligt, och ansöka om dessa möjligheter. Likaså bör finansavdelningen investera de medel som det tar emot för att få dem att växa.
Betala av skulder
Finansdepartementerna måste betala tillbaka sina organisationers fordringsägare på ett rättvist och rättvist sätt. Detta visar kreditorer som organisationen kan lita på och har hanterat sina medel klokt, vilket gör dem mer benägna att fortsätta investera i organisationen. Dessutom måste den finansiella avdelningen bestämma hur mycket av eventuella överskjutande medel som ska fördelas mellan aktieägarna för att uppmuntra investeringar.
Bibehålla öppenhet
En finansavdelning bör sträva efter insyn i sin verksamhet så att investerare, kunder eller andra som är associerade med organisationen vet att de kan lita på sin personal. Det innebär att ge alla berörda parter noggrann och korrekt finansiell information. För att möta detta mål bör avdelningen hålla noggranna register över alla transaktioner och kommunicera tydligt med alla som begär information.
