Virtuella assistenter arbetar som oberoende entreprenörer som erbjuder kontor och olika tjänster som liknar kontorssekreterare, administrativa assistenter och personal. De arbetar i allmänhet från ett hemmakontor utrustad med fax, dator, skrivbord, skrivare och tillgång till Internet. De typer av programvara som krävs av virtuella assistenter beror på deras bransch. Alla virtuella assistenter använder en generell uppsättning programvara för att tillhandahålla tjänster och hantera ett företag.
Desktop Publishing
Desktop Publishing-programvara innehåller ordbehandlings-, presentations-, kalkylark och databasprogram. Virtuella assistenter som arbetar inom marknadsbranschen kräver publiceringsprogram för att skapa fliers, webbplatser, vykort, inbjudningar och olika typer av publikationer. Andra krav inkluderar tillägget som ingår i ordbehandlingsprogram, stavning och grammatikkontroll, samordnare, ordbok och språköversättare.
Transkription
Transcription består av inspelning och skrivning diktat; transkriptionsprogrammen gör det enkelt att spela upp en inspelad kommunikation. Den virtuella assistenten kan stoppa, starta, spola tillbaka och pausa inspelningen. Du kan skicka det inspelade transkriptet via e-post som eller som en komprimerad fil. Från och med 2011 inkluderar vanliga format MP3 och WMV. Flera inspelningsprogram är kompatibla med olika format.
Bokföring
Att hantera en virtuell assistentverksamhet kräver bokföring och faktureringsprogram. Virtuella assistenter som specialiserar sig som bokförare bör använda ett allt-i-ett bokföringssystem. Dessa assistenter kan skapa fakturor, citat och förslag. rekordbetalningar och spårar arbetstid med ett program eller med olika programvaror för programvara för skrivbordsutgivning.
Kommunikation
Kommunikationsprogramvara är en annan nödvändighet för virtuella assistenter. Den tillgängliga fax- och e-postprogramvaran erbjuder anpassning och färdiga mallar. Virtuella assistenter kan välja att skapa en mall som passar deras företagsbild. Att använda en Internet-telefontjänst kommer att minska kostnaden för långväga och månatliga telefonräkningar. Att använda e-post och faxprogram på nätet kräver en bra internetuppkoppling.
