Med höga förväntningar som gjorts av välgörenhetsrutter som Livestrong Challenges, Pan-Mass Challenge och andra nationellt erkända cykelhändelser, kan försök att organisera din egen välgörenhetscykel fundraiser tyckas omöjligt. Men om du bryter ner färdberedningen, förstår de juridiska och logistiska frågorna du kommer över, och vet vilka resurser som finns, planerar en cykeltur för att samla pengar vara en smidig åktur.
Förberedelse
Välj ett datum för evenemanget baserat på andra atletiska händelser i området eller fundraisers som kan ta bort från din kärngrupp. Välj ett regndatum om målgruppen är olika i cykelupplevelse eller inriktad mot familjer och barn. Om välgörenhetsrittet riktar sig mot erfarna ryttare eller mountainbikrar, bör väder inte avskräcka dem från att åka.
Utforma en styrkommitté som minst innehåller en händelsekoordinator och frivillig samordnare som har erfarenhet av att organisera en cykelhändelse och / eller delta som en ryttare i liknande händelser. De hjälper dig att undvika att se detaljer som är viktiga för cyklister och cykelturer.
Upprätta ett mål för budget, utgifter och mål.
Välj en plats och en säkerhetskopieringsplats (helst fyra till sex månader i förväg.) Du behöver tillräckligt med tid för att få tillstånd, lämna nödvändiga tillstånd och samordna kommuner för att låsa ner detaljerna i händelsen. Håll säkerhetskopieringsplatsen i åtanke och var redo att flytta snabbt om ditt förstahandsval nekas.
Välj cykelvägen. För en mountainbike-händelse, matcha spårproblem med ryttarnas erfarenhetsnivå. Du kanske vill välja en rutt och få mer avancerade ryttare att slutföra flera rutter. Markera spår klart med pilar och varningsmarkörer som inte kan förväxlas med befintliga spårmarkörer. För en cykeltur, kom upp med en uppsättning avstånd för ryttare. Typiskt kommer en uppsättning av 10, 25, 50-mils rutter att uppfylla de flesta välgörenhetscyklister. Om du känner dig äventyrlig, ta en 75- eller 100-mils rutt. Använd den längsta vägen som "basen" för alla andra avstånd; För de kortare avstånden, räkna ut vändpunkter. Utveckla en turn-by-turn cue-sheet.
Upprätta viloplatser var 10: e mil för en cykeltävling och var tredje mil för en mountainbike-händelse. För varje vilaområde, ordna en uppsättning volontärer (helst en som har någon form av medicinsk erfarenhet), vatten, mat, första hjälpen, ett säkert ställe för ryttare att ställa in sina cyklar och ett sätt för åkare att gå på toaletten.
Plats, Sponsorer, Registrering
Kontakta kommuner, parker och rekreationsutskott och polisavdelningar inom cykelturen. Om du är värd för en mountainbike-resa, kommer du sannolikt att lämna in en tillståndsansökan att använda fastigheten och ordna försäkring. För en vägresa kräver vissa townships polisens närvaro och tillstånd att skicka skyltar som främjar evenemanget och markerar kurser.
Närma sig lokala cykelaffärer, utomhus- och idrottsanläggningar, och gymgymnastiker för mekaniskt bistånd, att lämna ut inbjudningar till sina kunder och att ge volontärer eller springa viloplats i utbyte mot marknadsföring. Om du planerar att leverera swag-väskor till deltagare, be cykelaffärsägare att donera saker till påsarna.
Kontakta lokala stormarknader och mataffärer för att donera mat och vatten för före, under och efter resan i utbyte mot reklam. Be lokala företag att sponsra ett viloprogram genom att tillhandahålla mat, vatten, mekaniskt stöd och / eller port-a-potties och inbjudande anställda som inte arbetar under timmarna för din händelse för att köra resten. Bjud in företagsägare att bilda lag att rida i ditt evenemang.
Skicka in din händelse på Active.com eller BikeReg.com för att acceptera deltagarregistreringar. Active.com har större synlighet och kan locka noncyclists till evenemanget. BikeReg.com kommer att rikta specifikt till cyklister.
Ordna EMT-stöd, supportvagnar, kursmarkörer, bibs (RoadID-sponsorer rider och kan ge bibs som en del av deras support) och ett frivilligt schema. Kontakta lokala brandkår, Lions klubbar och volontär ambulans korps för att ge medicinsk support.
Skaffa "Special Event" försäkring efter behov. De flesta parker och fritidsavdelningar kommer att låta dig veta vad deras försäkringskrav är. Tänk på att kostnaderna och kraven varierar mycket beroende på vilket tillstånd din händelse är i, oavsett om din tur äger rum på statlig eller lokal egendom och antalet förväntade ryttare.
