Vägen till en bidragsgivarens plånbok råkar också vara via magen. Mata människor för en sak och du har etablerat rätt mix av kul, kamratskap och vittles - en oemotståndlig kombination. Se till att du har gott om servetter till hands så att ingen grillsås slår upp på dessa kontroller.
Muster massor av volontär hjälper till att arrangera din grill fundraiser. Bjud in besättningen till ett planeringsmöte. Be om förslag för att åstadkomma viktiga uppgifter: hitta en plats som erbjuder både utomhusåtkomst och skyddade anläggningar i händelse av regn, uppställning, uppköp av mat, utrustning och leveranser och en post-event-rengöringsschema. Tilldela en frivillig för att få tillstånd / licens som krävs för att evenemanget ska hållas på offentlig egendom.
Skriv ut biljetter till din kycklinggrill fundraiser så snart datum, tid och plats har blivit nailed ner. Öppna ett bankkonto om inget finns för din organisation och skapa ett rudimentärt bokföringssystem (t.ex. ett Excel-spreadsheet) för att spåra kvitton och utgifter. Utnämna volontärer för att planera spel och underhållning för gäster i alla åldrar. Be supporters att ge priser.
Främja din kycklinggrill fundraiser aggressivt. Skicka pressmeddelanden till lokala medier, häng flyger på kyrkan, skolan, snabbköpet och andra anslagstavlor, skapa en biljettförsäljningskonkurrens mellan din volontärstyrka och uppmuntra alla att hålla en försörjning av biljetter med dem för ögonblicket försäljningsmöjligheter.
Spåra kontanta totaler och uppskattning av antalet gäster du kommer att vara värd vid din kycklinggrill fundraiser som datumet närmar sig. Hämta bud från grossist kycklingleverantörer. Boka grill från lokala uthyrningsföretag om volontärer inte kan leverera dem. Handla en lagerklubb för tallrikar, köksredskap, servetter och andra engångsbetjäningsprodukter.
Beställ badkar av sidrätter från en lokal resurs om volontärer inte har tappats för donationer av potatisallad, slaw, bakade bönor, majs, efterrätter och annan standard grillmat. Kontakta en dryckesleverantör för att beställa läskedrycker. Beställ kegs öl om du har fått en licens för att servera sprit när du ansökt om ditt evenemangstillstånd.
Fråga frivilliga att anlända tidigt på den stora dagen. Tilldela ansvar för att plocka upp bord, stolar, grillar och andra stora föremål till de med lastbilar. Ställ in ett musiksystem. Ställ massor av skräpkartonger runt arenan och fråga frivilliga om att hålla sakerna städa genom att regelbundet polisera området. Tacka bidragsgivare och volontärer för sina gåvor av pengar, varor och tid som gjorde din händelse till stor framgång.
Håll ett möte efter mötet för att bedöma hur kycklinggrillens fundraiser gjorde vad gäller vinst och organisatorisk ansträngning. Planera att upprepa händelsen på vägen om alla håller med om det. Servera inte kyckling vid ditt möte efter mötet - hårt arbetande frivilliga skulle välkomna pizza vid denna tidpunkt.
