Kvalitetskontroll och kvalitetssäkring är båda viktiga för framgången för ditt företag. Som namnet antyder är kvalitetssäkring eller QA utformad för att upprätthålla en önskad kvalitetsnivå i en produkt eller tjänst. Det gör det också möjligt för organisationer att tydligt formulera sina mål, identifiera styrkor och svagheter i sitt arbete, utvärdera deras prestanda och vidta de åtgärder som behövs för att ge bättre resultat. Denna praxis kan hjälpa dig att undvika kostsamma misstag och mildra risker.
Kvalitetssäkringens roll
Alla affärer, stora eller små, måste följa specifika förfaranden och se till att projekten hanteras effektivt. Låt oss säga att du planerar att starta en ny produkt. Du kan inte helt enkelt skapa produkten och lägga den på affärshyllorna.
För det första är det viktigt att se till att det uppfyller vissa kvalitetsstandarder och ger slutanvändaren värde. Därför behöver du en kvalitetssäkringsplan eller QAP. Dess roll är att säkerställa att produktionskvaliteten uppfyller kundernas krav och följer industrins normer. Samtidigt bidrar det till att minimera fel och identifiera förbättringsområden.
QA-planeringsprocessen tar itu med alla aspekter av produkt- eller projektutveckling, från dess övergripande prestanda till underhållet av grundläggande funktioner. Dess struktur beror på organisationens krav. Till exempel kan startups eller småföretag använda en kvalitetssäkringsplan för att påskynda tillväxten och öka kundnöjdheten.
Ett QAP-dokument ska innehålla tydliga kvalitetsmål, uppgifter och ansvar för varje lagmedlem, milstolpar, processer, bedömning av projektdata, validering och verifieringsmetoder, svaråtgärder och mer. QA-planeringsprocessen kommer att skilja sig från en organisation till en annan. Följ dessa steg för att skapa en kvalitetssäkringsplan.
Definiera kvalitetsmål
Börja med att definiera kvalitetsmålen för ditt projekt. Beskriv varje mål i mätbara termer. Beakta eventuella relevanta federala och statliga bestämmelser som kan gälla. Skriv allt ner i QAP-dokumentet.
Dina mål bör vara specifika, mätbara, uppnåeliga och tidsbundna. Använd SMART-formel (specifik, mätbar, lämplig, realistisk och aktuell) för att tydligt definiera dina mål. Bestäm hur många defekter som är acceptabla och sök efter sätt att åtgärda dem på längre sikt. Se också till att företagets kvalitetsmål motsvarar kundernas förväntningar.
Tilldela roller och ansvarsområden
I allmänhet har stora organisationer egna kvalitetssäkringsteam. Småföretag, å andra sidan, lägger ut denna uppgift eller tilldelar specifika roller och ansvarsområden till sina anställda.
Om du är en idrifttagare eller ett litet företag, överväga att utbilda din personal i kvalitetssäkring. Tilldela dem specifika uppgifter baserat på deras kompetens. Ett bra QA-team kommer att kunna upptäcka och åtgärda potentiella problem i tidiga skeden, förebygga misstag i tillverkade produkter och hjälpa till att möta kundernas krav.
Som chef är det ditt ansvar att fastställa processer och regler för alla att följa och se till att kraven för varje projekt tydligt anges. Du måste också ständigt uppmuntra ditt lag, övervaka prestanda och ge meningsfull feedback. Tänk på olika scenarier som kan uppstå och bestämma en uppsättning procedurer som ska genomföras av varje avdelning.
Genomföra kvalitetssäkringsplanen
Bestäm vilka verktyg och resurser som behövs genom QA-planeringsprocessen. Se också till att din kvalitetsplan är i enlighet med företagets mätplan, dokumentationsplan, riskhanteringsplan och andra stödjande processer. Alla i din organisation ska vara på samma sida.
QAP-dokumentet kommer att ge tydliga riktlinjer för hur man genomför QA-planeringsprocessen och beskriver hur det anpassar sig till företagets uppdrag. Det ska vara lätt att förstå och täcka varje steg i processen. Granska det varje månad och gör några ändringar som kan behövas. Inkludera olika typer av kontrollrecensioner, till exempel dokumentationsrecensioner, leveransbara recensioner, peer reviews och mer.
Mät resultaten
Slutligen bedöma de framsteg och förbättringar som följer av förfarandena och anpassa sedan kvalitetssäkringsplanen i enlighet med detta. Håll de ursprungliga målen i åtanke och avgöra om dessa mål har uppfyllts eller inte. Kommunicera resultaten till ditt lag och belöna deras ansträngningar. Uppdatera QAP-dokumentet med nya riktlinjer och policyer om det behövs.
Att utarbeta en kvalitetssäkringsplan är en lagarbete. Därför är det viktigt att få alla inblandade. Varje avdelning i din organisation, från marknadsföring och försäljning till kundservice, spelar en roll i denna process. När du är klar kan QA-planering spara tid och pengar, öka kundernas förtroende och öka företagets prestanda och effektivitet.
