Som chef eller handledare måste du hålla din personal på förhand över de olika politiken och rutinerna för din organisation. Det är inte ovanligt att politiken inom en organisation ändras regelbundet, särskilt om du arbetar inom en dynamisk eller flyktig miljö. Ett sätt att kommunicera politik och rutiner är i en gruppinställning. På så sätt kan du täcka materialet på en gång och ge alla möjlighet att ställa frågor.
Läs över materialet för att få en grundlig förståelse. Innan du kan granska policy och rutiner med din personal måste du först läsa över det flera gånger. Markera all information som kan behöva en mer detaljerad förklaring. Fortsätt läsa materialet tills du förstår allting. Försök att förutse några av de frågor som din personal kan fråga.
Ge din personal en kopia av handouten, eller den information som kommer att täckas, en dag före mötet. Detta ger dem en chans att läsa över materialet och skriva ner eventuella frågor som de kan ha. Om möjligt, be din personal att ge dig några frågor dagen före mötet så att du kanske har tid att undersöka dem och ge din personal det korrekta svaret.
Håll ett möte med din personal. Boka ett konferensrum och se till att varje deltagare tar med sig en kopia av handouten. Ha extra handouts om någon glömmer deras. Börja sessionen genom att gå över materialet från början till slut. När du väl har täckt materialet, gå över eventuella frågor som din personal kan ha lämnat in förhand. Efter alla inlämnade frågor har besvarats, fråga om det finns några andra frågor.
Gå över policy och rutiner individuellt. Ibland är informationen av en känslig och känslig natur och det behöver ses över individuellt med varje anställd. Detta kan inte vara möjligt eller genomförbart för en stor organisation.
