Med det fortsatta tekniska framsteget har en av de senaste trenderna i det 21: a århundradet varit det så kallade papperslösa kontoret. Ett papperslöst kontor är faktiskt inte helt papperslöst, men använder snarare ett minimum av papper och omvandlar så mycket dokumentation som möjligt till digital form. Ett papperslöst kontor har både fördelar och nackdelar, vilka båda bör övervägas av en organisation med tanke på en övergång från konventionell registerföring.
Mer kompakt och effektiv
Digitala filer kräver mycket mindre fysiskt utrymme än pappersfiler och är mycket enklare att hålla organiserade. Dessutom är arkiverade digitala filer mycket enklare att komma åt än arkiverade pappersfiler. Digitala filer kan enkelt delas mellan många användare på en gång och åtkomst från avlägsna platser, vilket förbättrar arbetseffektiviteten.
Envionmentally Conscious
Färre pappersfiler betyder mindre papper som används för dubbla kopior och för generell registrering. Denna faktor gör att ett papperslöst kontor är mer miljömedvetet i de flesta fall. För online-tidskrifter och andra publikationer innebär publicering digitalt eliminering av bläck som innehåller tungmetaller, lösningsmedel och andra miljöskadliga ämnen.
Mjukvaru och maskinvaruhänsyn
Ett papperslöst kontor är bara lika effektivt som mjukvaran och hårdvaran som används för att lagra dokumenten tillåter arbetarna att vara. Programvaruproblem och utrustningsupplösningar kan orsaka stora störningar i driften av ett papperslösa kontor. Underhåll av mjukvara och hårdvara hos ett papperslösa kontor är också ett problem; IT-personal eller konsulter är ofta en nödvändighet, liksom tekniker som regelbundet ska betjäna maskinvaran.
Datainmatningsfel och inlärningskurvor
Som med alla övergångar innebär övergången till ett papperslösa kontor ofta en inlärningskurva, särskilt i en kontorsmiljö där anställda inte redan är datorkundiga. Datainmatningsfel kan vara kostsamma och kan leda till stora problem. Dessutom kan datainmatning och arkiveringsfel resultera i felkategoriserande poster, vilket gör det svårt eller omöjligt att hitta dem vid ett senare tillfälle.
Säkerhetshinder
Digitala register kan vara sårbara för obehörig åtkomst, antingen genom hacking eller av lössäkerhet hos personalens sida. Speciellt med känsliga juridiska och medicinska journaler kan dataförluster leda till betydande ansvar för det berörda företaget, särskilt om försummelse är inblandad. Disponering av digitala register ger en speciell svårighet, särskilt i en gemensam nätverksmiljö. Att radera en fil raderar inte helt en digital post, precis som att kasta ett dokument i en papperskorg hindrar inte någon annan från att hämta papperet senare.
