Skarpt formulerade missiver utfärdade från hörnkontoret är en personförlaga, men verkligheten är att de flesta arbetsplatser fungerar mer effektivt - och med större moral - när chefer främjar lagkommunikation. Ett antal strategier finns för att öka den kommunikationen bland kollegor.
Vision, värden och inköp
Mission, vision och värdeutlåtanden hjälper till att samla ett team kring de stora idéerna som driver vad de gör och ser till att alla är på samma sida - ett viktigt första steg mot kommunikation, enligt Susanne Gaddis, Ph.D., en certifierad talande professionell och VD för Communications Doctor. Men det räcker inte att bara prata samma företagspråk. "För att skapa ett effektivt lag måste alla i ditt team förstå (dem) och köpa in", säger Dr. Gaddis. Och det är lika grundläggande som medarbetare som "håller med om en uppsättning beteenden som hjälper till snarare än att hindra organisationen", säger hon.
Förstå och anpassa stilskillnader
Bland de hjälpande beteenden: förståelse och tillmötesgående stilskillnader. Ta till exempel Arthur i bokföring och Chloe i kreativa. "Om en kreativ person som inte är tidsbegränsad arbetar med en mycket organiserad, extremt strukturerad person, måste de prata om den nivå av kommunikation som behövs", säger Dr. Gaddis. De måste också komma överens om de kanaler de ska använda för att hålla varandra informerade - som dagliga, veckovisa eller månatliga telefonsamtal, textmeddelanden eller ansikte mot ansikte möten, säger hon. Och ibland som tränare och / eller chef måste du ordna - och kanske till och med guide - den första diskussionen.
Gör ett tacksamt tre steg
Ge - och uppmuntra medarbetare att tillhandahålla - tre stegs återkoppling, säger Dr. Gaddis. Så här fungerar det:
- Steg 1: Säg "Tack!"
- Steg 2: Låt personalen veta vad de gjorde som betydde.
- Steg 3: Låt dem veta vad konsekvenserna av deras beteende hade på organisationen.
Exempel: "Tack, Rita, för att dela den stora artikeln du hittade på en effektiv lagbyggnad. Idéerna har redan gjort en stor inverkan på hur jag kommunicerar med mitt team, säger Dr. Gaddis.
Rethink Team Meetings
Använd fokuserade, stående möten för att främja lagkommunikation - i stället för de traditionella, sovande, sit-down-athonsna. Vissa kallar dem "scrums" och det finns till och med en "Scrum Alliance" som erbjuder tips, träning och certifiering i vägen för scrum. Idén: Stå upp, cirkulära "möten" hålls en gång om dagen i högst 15 minuter och alla deltagare måste bidra. Bara tre saker är täckta: Vad de har åstadkommit sedan den senaste dagliga scrumen, vad de planerar att uppnå mellan nu och nästa dagliga scrum och vad som hindrar framsteg, enligt Renee Mzyk, verksamhetschef för Scrum Alliance. Men det är definitivt inte ett planeringsmöte eller en teknisk diskussion - vilka båda kan komma igång med detaljer och få effektiv teamkommunikation till stånd.
Tala rätt kroppsspråk
Ingenting säger "Jag bryr mig inte om vad du pratar om" som att skicka en text eller vikla dina armar när andra lagmedlemmar har golvet. Istället kan du prova de här teknikerna, som erbjuds av Carol Kinsey Goman, Ph.D., en huvudtalare, verkställande tränare och medieexpert om effekten av kroppsspråk på arbetsplatsen. Hon är också en ledarskapsbloggar för Forbes och författare till "The Silent Language of Leaders: Hur kroppsspråk kan hjälpa - eller skada - hur du leder":
- Face människor direkt (hjärta till hjärta). Ännu ett kvarts vänd signaliserar din brist på intresse och gör talaren stängd, säger Dr. Goman.
- Ta bort hinder mellan dig och de andra deltagarna. Telefoner, papper - allt som blockerar din syn. Eller ännu bättre, kom ut bakom ditt skrivbord och sitta bredvid dem.
- Behåll positiv ögonkontakt. Ökad ögonkontakt leder nästan alltid till större smak och inkludering. Byter blick eller skanning i rummet indikerar att du inte lyssnar.
- Använd handtag i handen och öppen arm när du talar. Dessa tysta signaler om trovärdighet och glädje uppfattas mer positivt än armarna korsade och händerna gömda eller nära kroppen, säger Dr. Goman.
- Synkronisera ditt kroppsspråk med personen du har att göra med. Subtly matcha den andra människans ställning, armpositioner och ansiktsuttryck - detta signalerar att du är ansluten och engagerad.
Undvik "Groupthink"
Vad har Pearl Harbor, den amerikanska invasionen av Nordkorea och invasionen av Kuba Bay of Pigs gemensamt? Dessa historiska "fiaskoer", som författaren Irving L. Janis uttrycker det, kan ha orsakats av att avstå avvikande röster från regeringens planeringsdiskussioner i ett felaktigt tillvägagångssätt som han kallade "Groupthink". Å andra sidan visar sådana politiska framgångar som den kubanska missilkrisen och Marshallplanen värdet av andra synvinklar, enligt Janis. Bottom line: Underhållande dissension över nya idéer eller politik kan mycket väl främja lagkommunikation genom att dra tillbaka motvilliga deltagare - och hjälpa dig att fatta bättre beslut - så uppmuntra det.
Hoppa över skogen
Undvik att scowling eller frowning medan diskussioner äger rum eftersom dessa reaktioner inte främjar lagkommunikation heller. För en sak, när du rysar, kommer deltagare troligen att tro att du inte gillar det du just hört - och kommer att hålla sina åsikter för sig själva, säger Dr. Goman. "I själva verket är det alltid sannolikt att människor håller tillbaka sina idéer, begränsar sina synpunkter och söker efter sätt att förkorta sin interaktion med dig när du visar någon icke-verbal visning av ilska, irritabilitet eller irritation." Istället fokusera på om det finns sanning i uttalandet. Du kan alltid taktfullt adressera hur det presenterades senare en-mot-ett om det behövs.
