Att generera och skicka fakturor kan vara en tidskrävande process. Ändå är det inte en process som ska hoppas över eller ignoreras. En korrekt utformad faktura hjälper ett företag att få betalt och ger rättsligt skydd för båda parter. Om du någonsin blir granskad av Internal Revenue Service kan ditt faktureringssystem stödja din redovisade inkomst.
Faktura Basics
När en leverantör vill betala för varor eller tjänster skickar han en faktura. En faktura är ett dokument som beskriver de finansiella komponenterna i en affärstransaktion. En faktura inkluderar namn och kontaktinformation till köparen och säljaren, en beskrivning av de tjänster eller varor som gjorts, kostnaden per föremål och det totala beloppet som ska betalas. Fakturor inkluderar vanligen också ett betalningsfrist, ett fakturanummer och en föredragen betalningsmetod.
Bli betald
Fakturor hjälper ett företag att få betalt i sin helhet och betala i tid. Det kan vara svårt att få betalt utan en riktig faktura. Företagen kräver vanligtvis en detaljerad faktura innan de betalar ut. Betalningsvillkor kan hjälpa ett företag att samla fordringar snabbt. Till exempel kan ett företag säga att betalning betalas vid mottagandet inom 30 dagar efter mottagandet eller 60 dagars kvitto. Inklusive en sen avgiftspolicy på en faktura - till exempel de sena betalningarna är föremål för en avgift på 20 dollar - kan också hjälpa till att säkerställa snabb betalning.
Etablering av juridiska rättigheter
Fakturor visar att produkter och tjänster levereras och etablerar ett företags rätt till betalning. Om en kund inte betalar kan ett företag använda kontrakt och fakturor för att juridiskt visa för domstolen att det är skyldigt att betala. På samma sätt kan företaget hålla kopior av fakturor och belopp som betalats till entreprenörer och leverantörer för att fastställa att den har fullgjort sin avtalsförpliktelse för betalning.
Revisionsbevis
Även om du gör allt rätt finns det alltid en möjlighet att ditt företag kan granskas av IRS. Under en revision vill IRS se till att du har korrekt rapporterat all inkomst du fick under året. Om du har ett organiserat system med sekventiellt numrerade fakturor, har IRS mer förtroende för att du har rapporterat inkomster helt och fullt. Om fakturor är oregelbundna eller obefintliga, ligger bevisbörden på dig för att visa att du inte gömmer någon inkomst.
