Möten kan flyta utan ordentlig planering, även med ett tydligt syfte och lämpliga deltagare. Att använda en agenda för att planera ett möte kan hjälpa till att samla löpande och effektivt hantera viktiga frågor eller ämnen. Planering framåt ger de som deltar i mötet kunskap om vad man kan förvänta sig, tid att förbereda och ger en order där saker kommer att diskuteras. En annan anledning till att agendor är populära är att de sparar alla tidar.
Vad är en agenda?
Enkelt uttryckt är en agenda en lista eller en plan. Denna lista innehåller ämnen och problem eller problem som kommer att diskuteras under ett möte. Det finns en mängd olika dagordningsformat; Formålet med och typen av möte kommer att avgöra vilket dagordning format som ska användas. Typer av agendor som vanligtvis används är informella, formella, prioriterade och tidsbestämda. Att bekanta dig med varje dagordning format ger dig möjlighet att effektivt välja rätt typ för dina behov.
Informellt och formellt
En informell agenda refererar i grunden till en informell lista över saker som kommer att diskuteras under ett möte och ofta kastas ihop i sista minuten. En formell agenda följer mer av ett format. Det här formatet innehåller typen av möte, listar mötesinstruktören och listar alla deltagare. Dagsorden följer sedan en viss order: Ring till beställning, Rullande samtal, Protokoll från senaste möte, Öppna frågor, Ny verksamhet och Förseningar.
Prioriterad och Timed
Prioriterade agendor följer ett prioritetssystem. Föremål ges en order enligt uppfattad betydelse för gruppen. Ämnen diskuteras sedan i denna ordning. Timed agendor avser att använda en bestämd tidslinje för mötet - vanligtvis är en tidsbehållare tilldelad för att hålla sig kvar på uppgiften. I detta format skulle dagordningen upprättas med tidsintervaller. Till exempel 9: 30-9: 35: socialisering / uppvärmning, 9: 35-9: 40: gransknings syfte och önskat resultat, 9: 40-9: 50: granska protokoll från föregående möte.
Slutsats
Tveka inte att be om inlämning från andra deltagare när du bygger en agenda. Deltagarna kan ge värdefulla insikter om vilka ämnen eller problem som behöver diskuteras. Att ha lämpliga deltagare är nyckeln till ett välplanerat och framgångsrikt möte. Alla agendor bör innehålla syftet med sessionen. ha tydliga önskade resultat klassificera agendaproblem som antingen informationsdelning eller informationsbehandling och sluta med ett ämnesomslag och en diskussion om nästa steg.
