Företagen idag omvandlas snabbt från ett traditionellt pappersarkiv till datorbaserade registreringsmetoder, kända som elektroniska arkiveringssystem. Syftet med ett arkiveringssystem är att tillhandahålla bekvämlighet, snabbhet och lätthet vid inmatning, åtkomst och hämtning av lagrad information. Flera olika typer av arkiveringssystem finns med olika syften.
Disk Filing Systems
Mest vanliga för datalagring kan hårddiskar vara en fast del av en dator eller fristående och ansluten för att kunna användas på vilken dator som helst. Programmen lagras på datorns hårddisk. CD-skivor och DVD-skivor skapas med hjälp av data som erhållits från hårddiskar.
Flash-filsystem
Flash-filer är små, vanligtvis bärbara elektroniska enheter som bekvämt lagrar enorma mängder media lagring. Flash-filer kan användas för att överföra data som dokument, foton, videor och musik på några sekunder. Minnespinnar och minneskort är två populära exempel på flashfiler.
Transaktionsfilsystem
Används främst av banker, sammankopplar transaktionsfilsystemet flera datorer med ett program. Eventuella ändringar som gjorts i det här arkiveringssystemet uppdateras automatiskt på alla andra datorer som är anslutna till programmet. Ett utmärkt exempel på ett transaktionshanteringssystem i åtgärd är när du köper en vara i en butik och ditt kreditkort accepteras eller avvisas, enligt ditt tillgängliga saldo. När du kör ditt kort genom det här systemet, står det i kommunikation med alla andra datorer på samma transaktionsfilsystem, och därför "vet" om ditt kort täcker den här balansen. När du gör ditt köp avtar ditt kreditkortsaldo automatiskt och hela systemet uppdateras omedelbart.
Nätverksfilsystem
Denna typ av elektroniskt arkiveringssystem gör att datorer i ett nätverk kan komma åt filer från en administrators dator. Till exempel kan en företagsägare (administratör) ha filer på sin dator som hans klient behöver ha tillgång till. Administratören kan ställa in behörigheter för att tillåta den här klienten tillträde till nätverksarkiveringssystemet, och nu kan endera parten göra ändringar eller skapa tillägg till filer.
