Det är ofta kostnadseffektivt för en arbetsgivare att be anställda att köra sina egna bilar när de är på jobbet, istället för att investera i företagsägda fordon. Detta innebär emellertid en kostnad för arbetstagaren. Organisationer betalar ofta körsträcka för att locka till sig och behålla bra arbetare. Efter Internal Revenue Service riktlinjer för återbetalning av fordonets driftkostnader baserad på körsträcka ger både arbetsgivaren och arbetstagaren betydande skattefördelar.
Grundbelopp för återbetalning
Varje år offentliggör IRS en uppdaterad standardränta för avdragsberättigad körsträcka. Priset återspeglar den genomsnittliga kostnaden för att driva motorfordon som bilar, skåpbilar och SUV. Till exempel är standardräntan för 2015 57,5 cent per mil. IRS sätter kursen på en nivå som inte bara omfattar bensin men normala driftskostnader, inklusive försäkring, licenser och underhåll. Arbetsgivare kan spåra faktiska fordonsutgifter, men brukar inte göra det, eftersom användningen av standardräntan gör den extra rekordhanteringen onödig. Standardpriset täcker inte saker som parkering eller avgifter. Arbetsgivare kan ersätta dessa kostnader som företagskostnader, men de måste hanteras som separata poster.
Tillåtna affärsresor
Arbetsgivare kan bara betala skattebefriade körsträckor för arbetsrelaterad körning. Det innebär att en anställd inte får göra personliga ärenden och ändå kräva resan som en affärsutgift. Till exempel är en resa att träffa kunder klara avdrag, men det är inte en resa att göra en personlig insättning. Dessutom är körning mellan arbete och hem varje dag inte avdragsgill resa. Ibland förskott arbetsgivare körsträckor, speciellt för långa affärsresor. När detta är gjort måste arbetstagaren returnera oanvänd belopp.
Spåra affärsresor
IRS körsträcka ersättning dokumentation krav är enkla när standardräntan används. Detta beror på att standardpriset täcker alla normala driftskostnader, så en arbetsgivare behöver inte hålla koll på kostnader som gas och reparationer. En anställd måste redovisa arbetsrelaterad resa. De brukar hålla en körsträcka logg och bör skicka in det för ersättning på ett regelbundet schema. Varje loggpost måste innehålla de första och slutliga mätmätningarna. Införingar måste också ge en kort beskrivning av resans syfte och destination.
Återbetalning och skatter
Om en arbetsgivare betalar en anställd mer än det tillåtna beloppet är överskottet beskattningsbar ersättning och måste gå på arbetstagarens W-2 som sådan. Annars är körsträcka ersättning avdragsgilla för arbetsgivaren. Arbetstagaren har ingen skattskyldighet för ersättning upp till standardräntan och pengarna redovisas inte som ersättning på W-2. När arbetsgivare väljer att betala ett mindre belopp kan anställda avräkna skillnaden i sina avkastningar.
