När ett byggprojekt läggs ut att bjuda, söker ägaren en ansvarig, kvalificerad entreprenör för att göra arbetet till en rimlig kostnad. Budprocessen säkerställer att potentiella budgivare arbetar med samma information, vilket leder till möjligheten att jämföra inte bara priser, utan budets grundlighet.
Chanserna för ett framgångsrikt projektresultat ökar kraftigt när ägaren förbereder fullständig, faktuell information för budgivarna. Denna information kallas ett budpaket eller buddokument. Dessa dokument innehåller projektplaner, specifikationer, kvantitetslistor, schemainformation och data om vilken specifik utrustning eller produkter som ska användas. Relevant information om platsvillkor ingår också. En kopia av kontraktet som ska undertecknas är ofta en del av paketet för att ge budgivningsföretagens tid att granska det också. Buddokumenten, tillsammans, blir vanligtvis en del av det framgångsrika budgivarens kontrakt. Budmängder och enhetspriser kontrollerar hur mycket pengar som ska betalas under projektets livslängd.
Offentliga bud eller de med en byrå eller statlig ägare följer olika regler än privata bud. De måste annonseras i förväg, och de tillåter kvalificerade entreprenörer att bjuda om de väljer att. Privata ägare kan välja att begränsa processen till entreprenörer som de har valt som anbudsgivare.
När budgivarna får budpaketet skärper de sina pennor, eller slår upp sina estimeringsprogram och bestämmer materialkostnader och tillgänglighet, arbetskraft och utrustning som behövs, arbetsordning och schemaläggningskrav. Problem uppstår när de överväger ett projekt. Ett exempel skulle vara att finna att en viktig komponent har en lång ledtid för leverans som kommer att strida mot ägarens önskvärda byggschema. En annan vanlig fråga uppträder när de levererade kvantiteterna inte matchar kvantiteterna som budgivaren har beräknat dem. Frågor behandlas genom att be om förtydliganden från ägaren. En ansvarig ägare svarar båda på dessa frågor och delar ny eller uppdaterad information med alla anbudsgivare.
Webbplatsbesök arrangeras ofta så att entreprenörer får möjlighet att identifiera potentiella problem som kan vara kostsamma, till exempel åtkomstproblem eller konflikter med befintliga strukturer eller förbättringar.
När buddatumet anländer kan offentliga myndigheter eventuellt inte öppna bud offentligt. Vissa myndigheter uppmanar att budet delas ut till den lägsta mottagande budgivaren. Det här är ibland problematiskt, eftersom den låga budgivaren kan ha gjort ett fel eller på annat sätt felberäknat projektets sanna kostnad, vilket kan leda till skärning av hörn eller substandard arbete under byggandet. Privata ägare har vanligtvis inte offentliga budåppningar. De har gott utrymme att använda andra kriterier än priset för att välja entreprenör. En entreprenör kan ha ett högre pris, men kan ha identifierat planeringseffektivitet för att exempelvis föra projektet på nätet snabbare.
Vilken process som helst, offentlig eller privat, utvärderas budet för fullständighet. En entreprenör som exkluderat något av arbetet kan till exempel anses vara "inte lyhörd" och det budet kan avslås. Information som begärdes men som inte levererades, kanske med avseende på försäkring eller en förteckning över tidigare projekt, kan också vara skäl att avvisa ett bud. Entreprenörer måste vara mycket noga med att inkludera alla begärda dokument.
I slutet av en välskött budprocess ger buden projektägare mål, apples-till-äpples kriterier för att välja den bästa entreprenören för arbetet.
