Agendor formar förväntningarna på ett möte. Genom att använda en agenda mall tillhandahålls standardisering och ett formellt format för ett regissörsmöte. Planering för möten visar professionalism och beredskap som krävs för ett smidigt möte. Om du fördelar din dagordning en dag eller två före mötet kan bjuda in att förbereda och förutse mötespresentationer och diskussioner. Direktörens har ofta upptagna scheman med lite tid att sortera igenom komplicerade dokument. Ju enklare du kan göra dagordning format, ju enklare blir det för regissörer och assistenter att bestämma mötesändamål, plats och ämnen.
Skapa din regissörs mötesagenda i ett ordbehandlingsprogram, till exempel Microsoft Word. Word är ett program som mest kan komma åt och ger flera nedladdningsbara mötesagendansmallar som du kanske vill använda som utgångspunkt. Du kan anpassa dagordningen med företagets logotyp och namn.
Ange mötesnamn, datum, tid, plats och konferenssamtal i huvudrubriken på dagordningen. Presentera informationen tydligt, högst upp på sidan och centrerad så att inbjudna vet tydligt hur och när man ska komma åt mötet. Du kan också vilja inkludera en lista med inbjudna och facilitators som rum på sidan tillåter.
Uppmana agendan ämnen från de deltagande styrelseledamöterna. Skicka ut ett mail minst en vecka före mötet för att be om agendan för agendan. Lista agendan ämnen i enlighet med hur du planerar att presentera varje ämne. På mallen listar du varje dagordningspost med nummer till vänster och namnet på personen som ansvarar för att leda diskussionen till höger om ämnet. Om tiden är begränsad kanske du vill tilldela tidsramar till varje ämne och listar dem bredvid dagordningsposten.
Lista "Nästa steg" och "Andra artiklar" som dina senaste två agendaposter. Detta gör det möjligt för ditt möte att gå ihop med några handlingsplanartiklar och andra ämnen som kanske inte är formellt listade på agendan.
tips
-
Använd samma dagordning format för efterföljande direktörsmöten. Styrelseledamöterna kommer att bli vana vid att titta på dagordningens format och enkelt se mötesdetaljer och ämnen. Försäkra dig om att dina agendor är klara, ha gott om plats mellan linjer och tydligt visa syftet med dokumentet och anledningen till mötet.
