Tala punkter papper lista viktiga fakta och idéer om ett visst ämne eller händelse. Används i stor utsträckning i PR och kommunikation, hjälppratpapper hjälper de som har ansvaret för att prata med allmänheten ge tydlig, korrekt och konsekvent information. Talande punkter används både för att nå ut till allmänheten för att ge information och att svara på offentliga förfrågningar under kriser. Genom att "tala med en röst" med hjälp av ett gemensamt pratningspapper kan en organisation öka effektiviteten i sitt kommunikationsprogram.
Skriva en talande poängpapper
Innan du börjar arbeta med ditt pratpapper måste du vara säker på att du har korrekt information. Sök efter de som är mest involverade. Till exempel, om du behöver skapa samtalspunkter angående ett budgetproblem, tala direkt med en ledande befattningshavare med övervakning av budgeten. Lita inte på ord i mun. Fråga din källa detaljerade frågor och begära att hon försöker att inte "snurra" eller sugercoat detaljerna. Se till att du tar detaljerade anteckningar.
Ditt pratpunkta papper kommer att bestå av en serie kulpunkter, var och en med en eller flera meningar som följer den. Det finns inget behov av en introduktion eller annan text. Titel det: "Information för allmänheten." Markera inte ditt pratpunkta papper som "konfidentiellt". Du försöker inte gömma någonting, och informationen på pratpublikationen är för allmänheten.
Börja med fakta: vem, vad, var och när. Sätt dig själv i en person som saknar kännedom om ditt företag eller sin organisation, dess historia eller de senaste aktiviteterna. Din första punkt bör bara ange fakta om situationen. Till exempel: "Den 1 juli kommer Company X att minska 30 procent av sin inhemska arbetskraft på fabriker i Oregon och Idaho." Denna grundläggande information ges i pratpunkterna så att de som levererar informationen inte av misstag gör ett felaktigt fel, vilket leder till förvirring.
Nästa kull bör ge mer detaljerad information om processen eller aktiviteten. Om ditt pratpunkta svarar på en negativ händelse, dela positiv information, men försök inte underskatta negativen. Media och allmänheten vill ha information om detaljerna. Till exempel: "Vad är processen för att anmäla arbetstagare när de kommer att avslutas? Kommer det att finnas avgångsvederlag eller omskolning?" Försök att förutse dessa frågor och få svaren redo. Kom ihåg att formuleringen du väljer för var och en av dessa punkter kommer att återanvändas av de som levererar nyheterna.
De sista punkterna i pratposten bör fokusera på det viktiga meddelandet du vill att din högtalare ska lämna. Detta kan vara ett viktigt faktum, en plan eller en vision. Till exempel: "Vi är ledsna av de problem vi känner familjer kommer att möta som ett resultat av detta beslut, men är hoppfulla med den ekonomiska återhämtningen att dessa kommer att bli kortsiktiga nedskärningar." Innehåller i alla fall inte i dina pratpunkter punkter som du inte vill att din talesman ska göra. Talking Points är inte privata dokument och kan läsas av media.
När du har slutfört din pratpunkta, träffa de berörda och med ledande ledare i din organisation för granskning. Inkorporera eventuella återkopplingar och utveckla en distributionslista som innehåller de som sannolikt kommer att bli ombedda att prata eller dela information med allmänheten. Det kan innefatta den verkställande eller ledande aktören, en talesman, andra som är involverade i kommunikation i din organisation och personal med roller som involverar allmänheten.
tips
-
Var ärlig och tydlig. Håll dina poäng korta. Färre poäng är bättre. Högtalare kan bara komma ihåg några punkter i taget.
Varning
Lägg aldrig information i de pratpunkter du inte vill bli offentliggjord. Övertryck inte den positiva.
