Ett välkomstpaket i början av ett tillflyktsort - om tillflyktsortet är yrkesmässigt eller andligt, för medarbetare, gifta par eller någon grupp med gemensamma intressen och mål - pekar alla på vad man kan förvänta sig för detta speciella tillflyktsevenemang. Eftersom du har spenderat så mycket tid på att planera reträtten, vet du precis vilken händelse och aktiviteter som är värda att markera i välkomstpaketet, tillsammans med speciella intressanta platser.
Ett brev av välkommen
Ett meddelande av hälsning från ledarna av reträtten ställer tonen för vad man kan förvänta sig. Använd denna möjlighet att betona helgens mål och vad som förväntas av deltagarna. Observera regler som straff för att vara sena eller fraterniserande. Ge kontaktuppgifter på plats, inklusive rumsnummer eller mobilnummer, om deltagarna har frågor eller problem, samt lokala nummer för akuttjänster, bara om det är fallet.
Schemat för händelser
En kursplan för reträtten är viktig så alla vet när de ska gå var. Inkludera de tider du har tilldelat för ostrukturerade perioder såväl som möten och måltider. Ge en kort beskrivning av varje händelse och högtalare. Ta med eventuella krav på vad du ska ta till varje händelse. Börja med registrering och gå igenom avskeds tid; du kan alltid meddela förändringar när de kommer upp. Var noga med att tillåta tid för deltagare att komma från en plats till en annan.
Läsning material
Du kan nog inte täcka allt du vill ha i ett tillflyktsort. Samla artiklar, uppsatser, teckningar och handouts för valfri läsning som ska göras under reträtten eller efter det att den slutar. Dessa material lägger till dimension och substans för de schemalagda händelserna och ger ytterligare resurser till deltagarna när de återvänt till sina vanliga rutiner. Lättläsning bidrar också till att lyfta stämningen i det intensiva arbetet som gjorts i många retreater, så lägg till ett korsord eller ordsökning bara för skojs skull.
biografier
Inkludera ett ark med bilder av reträttledare och personal. Detta hjälper deltagarna att känna ansikten och namn. Inkludera bios och referenser som är tillämpliga. Erkänna supportpersonal, inklusive kockar och assistenter.
