Oavsett om du organiserar en affärsresa, kasta ett parti för en välgörenhetsorganisation eller värd en politisk konferens som visar rätt respekt och vänlighet för alla dina gäster, garanterar att ditt evenemang är en framgång. Välkomna framstående gäster kräver dock mer planering och uppmärksamhet. Från middagsetikett till inledande tal till boende är det viktigt att hjälpa din gäst att trivas, respekteras och uppskattas. Samtidigt kan även fräscha gäster utsättas av gushing eller konstant tryck för att imponera. Planera din händelse så att din gäst har tid att koppla av och ladda mellan möten, måltider och sessioner.
Hälsa din gäst personligen. Oavsett om du möter en framstående gäst på flygplatsen eller precis före ett formellt affärsmöte, hälsa honom med ett vänligt handslag och en kort introduktion. Fortsätt att presentera någon av dina medföljande medarbetare till din gäst. Till exempel kan du säga, "MsViktig Gäst, Jag skulle vilja presentera dig för vår organisations annonsör, Jack Jackson."
Presentera din gäst med en evenemangsagenda som beskriver möten och platser, organiserade måltider, gruppaktiviteter och stillestånd. Bekanta dig med din gäst med mötes- eller evenemangsfaciliteten och fortsätt att presentera henne för att hjälpa dig att stöta på dig under processen.
Gör din gäst så bekväm som möjligt. Om ditt evenemang kräver ett övernattningsboende, boka rum i god tid i förväg. Ha en kopia av evenemangsagendan i rummet, samt kontaktinformation för dig själv och andra evenemangsplanerare. Se till att dina mötesrum är rena, organiserade och väl märkta.
Följ sittplatser etikett för formella middagar. Din framstående gäst borde sitta till höger om värden. Platskort kan användas för att identifiera sittplatser för gästerna.
Skriv och kör ett kort men professionellt tal för att presentera din framstående gäst om han är planerad att prata vid ett möte, lunch eller middag. Annars välkomna din gäst med korta anmärkningar om hans ställning eller hedersmål vid något möte eller evenemang där han är en deltagare. För ett inledande tal måste du förbereda i förväg, utveckla en kort biografisk skiss av din talare genom att undersöka hans referenser, prestationer och hedersbetygelser. Ett introduktionstal ska behandla det aktuella ämnet, ämnets relevans och en kort översikt över talarens referenser. Spara hans namn för sist, både för att bygga momentum och som en cue till publiken för att välkomna gästerna.
