Under många århundraden har avtal blivit det universella sättet att upprätta ett juridiskt bindande avtal mellan två parter. Kontraktshantering innebär administration av relationerna mellan enheterna, som kunder, partners, leverantörer eller personal. Förfarandena innehåller detaljer om hur man genomför förhandlingar, genomförande, uppsägning och förnyelse.
Procedurelement
Ditt mål i kontraktshantering är att maximera vinsten och minimera risken. Tydligt definierade förfaranden underlättar samordningen mellan de berörda parterna. Kommersiella kontrakt omfattar fakturor, inköpsorder och partnerskapsavtal. Genomför kontraktsförfaranden med hjälp av datorsystem eller helt enkelt dokumenterat som en manual.
Dina procedurer bör definiera hur krav på produkter eller tjänster som tillhandahålls anges. Överensstämmelse med kontraktspecifikationer utgör ofta grunden för att bestämma kvaliteten. Varierande affärsbehov orsakar förändringar i kontrakt, enligt vad som är tillåtet enligt kontraktsförfarandet. Sätt omfattande kontraktsförvaltningsrutiner på plats så att om omstridta räkningar och obestämda förpliktelser uppstår, löses de snabbare för att dina kontrakt är robusta.
Se till att du följer stadgar och regler som reglerar kontraktsspråk och de berörda personernas rättigheter och ansvar. Medan en gång en enkel handskakning ansågs vara juridiskt bindande, lita nu moderna företag på en rad juridiska dokument för att handla verksamhet. Dokument hur man genererar fyra huvudtyper av kontrakt: fastpris, kostnad-ersättningsbar, delvis definierad och brevavtal. Procedurer för kontraktsutveckling och hantering för varje typ ska ange hur man anger priset, definiera omfattningen, bestämma leveransschemat, bedöma risken för varje part och beskriva eventuella löpande affärsrelationer (om relevant).
Förbered dig för hantering av olika scenarier. För avtal om fast pris bör ytterligare förfaranden ange externa villkor, t.ex. hur man skriver kontraktet om den exakta mängden material inte är känd eller aktiviteten sträcker sig över en lång tid. Vissa branscher, såsom byggbranschen, inkluderar incitament i kontrakt för att motivera operativ effektivitet. Förfaranden som hör samman med kostnadsreducerbara avtal definierar hur man anger villkor så att köparen antar den finansiella risken från säljaren genom att godkänna ett pris som täcker (vanligtvis) samtliga kostnader plus en avgift. Regler för övervakning av dessa typer av kontrakt (vanligtvis används av ideella byråer eller affärspartners för vilka ekonomisk vinst inte är det primära målet) innebär tydliga förväntningar. Inrätta förfaranden för delfinansierade avtal och brevavtal också. Att investera tid och ansträngning i att utveckla omfattande rutiner säkerställer att företagets verksamhet löper smidigt.
