De flesta företag förbereder en årlig budget, också vanligen kallad en årlig plan. Toppledningen, särskilt verkställande direktören, ansvarar för att godkänna den slutliga budgeten, som då blir en guidebok för driften av företaget. Godkännandeprocessen kan ibland ta längre tid än förberedelsen av budgeten själv, eftersom det krävs svåra beslut om att prioritera utgifterna. Att fatta dessa beslut kräver omfattande fram och tillbaka diskussion bland ledningsgruppen.
Budgetkonsolidering
I företag som är tillräckligt stora för att ha avdelningar eller uppdelningar är cheferna för dessa funktionella enheter ansvariga för att förbereda sina egna budgetar, som de lämnar till finansdepartementet. Avdelningsbudgetarna konsolideras av finanspersonalen för att skapa budgeten för företaget som helhet. Budgeteringsprocessen börjar ofta med toppledning som ger riktlinjer för divisionsledare att använda, till exempel antaganden om vad den ekonomiska miljön kommer att bli under det kommande året. Huruvida en chefs budget godkänns eller inte, är ofta en funktion av hur nära han följer de angivna riktlinjerna. Om toppledningen försöker hålla kostnaderna ned, kommer en chef som föreslår en utgiftsökning på 20 procent för hans avdelning sannolikt att behöva ändra sin budget.
Granskning av Finans personal
Finansdepartementet genomför de första granskningarna av avdelningsbudgetarna. De analyserar de föreslagna utgifterna, eller när det gäller inkomstproducerande avdelningar, de antaganden som används för att förbereda inkomstprognosen. De letar efter betydande avvikelser från förra årets budget. Deras mål är att se till att varje budget är rimlig och uppnåelig. De vill också identifiera potentiella budgetnedskärningar om toppledningen beslutar att de totala föreslagna utgifterna för företaget är för höga.
Granskning av Top Management
Toppledningen tittar på den konsoliderade budgeten och beslutar huruvida intäkter och vinstprognoser ligger i linje med de mål de ställer inför det kommande året. Om prognostiserad vinst ligger under vad de förväntade sig, måste företaget antingen bestämma sätt att generera ytterligare intäkter eller göra nedskärningar för att förbättra vinstresultatet. Analysen från finansdepartementet är mycket användbar för att hjälpa dem att identifiera de områden som behöver ytterligare förklaring från divisionsledarna - eller utgifter som bara verkar vara för höga och kan skäras.
Diskussion med Division Managers
Ledande befattningshavare möter varje divisionschef, ibland med en ekonomisk medarbetare i närvaro, för att få en bättre förståelse för de budgetansökningar som chefen har lämnat in. Divisionschefen måste komma förberedd för att försvara sina förfrågningar. Toppledningen måste väga konsekvenserna av stora budgetnedskärningar. Klippande marknadsutgifter till exempel kan ha en negativ inverkan på framtida intäkter. Toppledningen har den svåra uppgiften att se till att varje avdelning har de resurser som den behöver för att fungera effektivt samtidigt som de totala kostnaderna är tillräckligt låga för att företaget kan bibehålla lönsamheten.
Att göra de tuffa besluten
En avdelningschef kanske inte är nöjd med sin slutliga budget om han ser den högsta ledningen gjort betydande nedskärningar. Men förhoppningsvis toppledningen kommunicerade orsakerna till dessa tuffa beslut. När budgetgodkännandeprocessen slutförs, bör varje chef känna sig rätt behandlad. Helst anser han att han har gott om resurser för att nå sina avdelningar och som ett resultat är redo att ge maximal ansträngning under det kommande året.
