Begära godkännande för ett projekt eller ett stort köp kan vara nervös och frustrerande. Men med rätt ordalydelse och attityd är du mer sannolikt att få den framåtriktade du behöver. Forskning är också nyckeln: du måste veta exakt vad du behöver, vet vad påverkan på ditt företag kommer att vara och kunna förklara det i förhållande till din chef kan förstå. Ett specifikt och välskrivet förfrågningsbrev kan gå långt för att göra din idé eller projekt till en verklighet.
Forskning Ditt förslag
Det första steget i godkännandeprocessen är att undersöka vad du behöver. Om du frågar efter ett nytt företagskonto, undersök exakt vilken typ av fordon du vill ha, hur mycket det kostar och hur det passar företagets behov. Gör inte ett generellt uttalande om vad du vill ha godkänt. Mottagaren av ditt brev är mer benägna att bestämma till din fördel om det är tydligt i ditt brev att du har försökt att räkna ut vad som är bäst för företaget. Ännu viktigare är ju ju mer specifika du är desto mer sannolikt är det att hon kommer att vara bekväm att ge dig godkännande för ett projekt eller köp, för att hon vet exakt vad du ska göra efter godkännandet.
Formatera brevet korrekt
Börja med att adressera din chef med namn och titel (till exempel Vice President Smith). Om du av en slump inte vet vem som ska läsa brevet, adressera brevet till personens titel (till exempel "Kära kommissionär.") Men personalisering är viktigt, så gör ditt bästa för att ta reda på personens namn och rätt titel. Du hittar det ofta på organisationens hemsida, eller genom att plocka upp telefonen och be om personens namn.
Därefter introducera inköp eller förslag som du vill ha godkänt. Försök att göra detta i första meningen i ditt brev. Detta kommer att göra det möjligt för läsaren att få en klar uppfattning om vad du föreslår genast och ge sitt sammanhang för resten av brevet. Detta låter henne också veta att du vet exakt vad du vill ha.
Exempel:
Kära handledare Cunningham,
Castle Rock High School marschbandet behöver nya uniformer.
Ge detaljerade exempel
Därefter förklara varför den åtgärd du föreslår borde tas. Även om det verkar självklart varför ett inköp är nödvändigt, förklara resonemanget bakom det i detalj. Om din brevmottagare inte ser en bra anledning till den åtgärd som föreslås i brevet kommer det att misslyckas. Det bör bara ta några meningar att göra detta.
Exempel:
Vi köpte senast uniformer 1992, och den nuvarande samlingen är väldigt ragged och sliten.
Fortsätt med att lista alla orsaker till att förslaget skulle vara till nytta för ditt företag.Det handlar om vad ditt arbete kommer att göra för företaget, inte om varför du personligen tycker att förslaget är viktigt.
Exempel:
Det marscherade bandet representerar vår skola i parader, fotbollsspel och andra samhällsförsamlingar. Nya uniformer skulle sätta vår skola i ett mycket mer positivt ljus.
Vi måste nu betala ett skräddarsydda företag tusentals dollar varje år för att behålla våra gamla uniformer. Nya skulle eliminera dessa avgifter.
Att ha nya moderna uniformer skulle öka hela bandets moral, vilket generellt resulterar i högre betyg för alla medlemsstuderande.
Sluta med värdefull information
Slut ditt brev med ditt namn, e-postadress och telefonnummer och bjuda läsaren att kontakta dig om några frågor angående brevet eller förslaget. Vid behov notera också det datum som du hoppas att du kommer att få svar på din förfrågan. När du är klar med brevet bör det inte vara längre än en sida om du inte har en mycket bra anledning att fortsätta till en andra sida (till exempel ett mycket komplext förslag som kräver lång förklaring eller en lång lista med anledningar till varför Din förfrågan skulle vara till nytta).
Exempel:
Om du har några frågor, är jag glad att träffa dig när som helst.
Tack,
Ben Warren, direktör, [email protected] 555-1234
Slutliga tips
Skriv alltid på ett respektfullt och formellt sätt. Till exempel, istället för att säga "Det skulle vara bra för företaget om vi kunde köpa några nya skrivare", skriv något som "Om företaget skulle köpa fem nya skrivare skulle det gynna Exempel Corp eftersom …" Om det inte redan är nödvändigt, överväga att skriva ut och handleverera ditt brev istället för att skicka det till din mottagare. Det kommer att visa att du verkligen bryr dig om ditt förslag och gör det mer troligt att han kommer ihåg att svara på brevet i god tid.
Observera att ett välskrivet godkännandebrev kanske inte kommer dig överallt - din mottagare kan besluta att själva förslaget är problemet. I så fall måste du komma med en helt ny idé eller bide din tid tills du kan försöka igen.
