Informationskartläggning är en tydlig och effektiv dokumentationsmetod för företag som redan har utvecklat sina förfaranden, policyer och bilagor. Företag som just börjat formalisera sina förfaranden kan också dra nytta av informationskartläggningsmetoden. Informationskartong effektiviserar dokumentation genom att förhindra överlappning av instruktioner eller information över procedurer. Det ger också ett format för att organisera information inom ett dokument så att det blir lättare att förstå. Konvertera ditt företags dokumentation till ett informationskartformat kan göras med några enkla, om än tidskrävande steg.
Granska alla företagsdokumentation och organisera systematiskt innehåll i kategorier som innehåller liknande instruktioner. Förfina kategorin innehåll genom att ta bort konflikter och dupliceringar.
Till exempel har många förfaranden en del för ansvar. För denna typ av innehåll skulle du kompilera all information om "ansvar" -typen i hela dokumentationen. Därigenom kan du se konflikter i ansvarsområden eller områden där ett ansvar överlappar varandra. Härifrån effektiviserar innehållet för att ta bort dubbletter eller konflikter. Andra sådana innehåll att överväga inkluderar definitioner och säkerhetsåtgärder.
Skapa centrala dokument eller andra revisionskontrollerade informationsförråd för varje typ av innehåll.
Tillbaka till vårt exempel på ansvarsområden, skapa ett dokument som anger det ansvarsinnehåll som du raffinerade i det sista steget. Var noga med att referera till förfaranden där ansvaret utförs. Detta säkerställer att dokumentationen är korrekt inter-referenced.
Nu när liknande innehåll flyttas till ett centralt dokument kan gammalt innehåll avlägsnas från de ursprungliga procedurerna. Ta bort det gamla innehållet från de ursprungliga procedurerna med hänvisning till det nya centrala referensdokumentet.
Uppdatera det återstående dokumentationsinnehållet under revisionsprocessen till ett informationsmappat format. Organisera dokumentinnehåll genom att gruppera relevant information. Inkludera underrubriker. Använd tabeller där det är möjligt så att innehållet kan bli bättre visualiserat. Upprätta bästa praxis genom att inkludera stamkännedom eller åtgärder som anställda normalt utför, men inte dokumenterats i förfarandet.
tips
-
Informationskartläggning varierar från enkel till komplex och kan ytterligare förbättras genom att inkludera mätbar återkoppling för hantering. För den mer komplicerade implementeringen kan professionella tjänster från anläggningar som grundföretaget Information Mapping, Inc. användas för att optimera dina mappade eller omärkta förfaranden. (Se resurser)
