Hur man skriver procedurer och policyer

Nyckeln till att skriva starka rutiner och policyer är att göra dokumenten tillräckligt rigorösa för att dokumentera organisationens regler, men tillräckligt flexibla för att kunna följas enkelt, mestadels utan avvik eftersom du måste dokumentera varje litet avstånd från din planerade väg. Du kan höra procedurer och policyer som kallas SOP, eller Standard Operating Procedures, i många organisationer. Dessa dokument utgör ryggraden för en organisation, så att skriva dem bra hjälper till att hålla verksamheten på väg och se till att standardprocedurer utförs på samma sätt av all personal. Om du arbetar inom en reglerad bransch, till exempel läkemedels- eller bioteknikföretag, är starka SOP-produkter avgörande för framgången för ditt företag, eftersom livsmedels- och drogadministrationen först tittar på dessa dokument i en revision.

Utarbeta en översikt över alla förfaranden och policyer som din organisation behöver. Att skapa en kort översikt över förfaranden och policyer hjälper dig att organisera ditt skrivande. Gruppering av policy och rutiner av avdelningen kan hjälpa dig att organisera dina tankar. Organisera konturen med de viktigaste dokumenten i början så att du kan prioritera utarbetandet av SOP. När allt kommer omkring måste du börja någonstans och börja med det viktigaste medlet att åtminstone dessa kommer att göras. Det kan hända att du återkommer dessa första dokument efter att du har skrivit SOPS. Det är absolut nödvändigt att SOPS inte står i konflikt med varandra.

Bryta de enskilda förfarandena och policyerna i de separata uppgifterna som är inblandade i att slutföra varje dokument. I din översikt lägger du till underuppgifter för varje dokument så att stegen är tydliga, logiska och i ordning. På så sätt skriver dokumenten nästan sig själva. Se till att du bara lägger till i de bredaste stegen. Om du skriver din SOPS för detaljerad finns det för mycket chans att ha avvikelser. Inte bra.

Intervju med den personal som utför uppgifterna. Utse inte den värdefulla inmatningen från de anställda som för närvarande utför uppgifterna. SOP: erna ska dokumentera hur saker och ting görs och det här är folket i vetet. Så be arbetarna och inte cheferna att göra några författningar av utkast till dokument. De kan alltid stärkas av en teknisk författare.

Fyll i din översikt med mer detaljerade rutiner för din personal att följa. Det är bästa praxis att hålla det enkelt när du skriver policy och rutiner. Det är också allmänt accepterad praxis att skriva på femte klassens amerikanska nivå - det betyder att en femte grader borde kunna läsa och förstå varje ord.

Besluta vem som kommer att skriva ut på rutiner och politik. Logga ut bör hålla några höga namn så att cheferna är medvetna om hur saker görs. Vissa organisationer driver varje policy och procedur genom personalavdelningen eller deras juridiska gren för att säkerställa att inga lagar bryts.

Ring ett granskningsmöte för att samla alla signatörer i ett rum för att diskutera politiken. Om det är möjligt att få alla parter ihop i ett rum för att diskutera en specifik politik kommer dokumentet att gå framåt i mycket snabbare takt än att skicka det och fråga efter kommentarer. Om du verkligen vill påskynda sakerna, sätta ett mål om att SOP-avtalet är undertecknat i slutet av mötet.

Signera, datum, versionskontroll och cirkulera de slutförda rutinerna och policyerna. Överväg att ge varje anställd en anställdshandbok som kan uppdateras med de reviderade dokumenten efter behov. Faktum är att skapa en policy och ett förfarande för hantering av anteckningsböckerna, inklusive att regelbundet granska medarbetarhandböckerna för att säkerställa att all personal ska vara uppdaterad.

Granska de befintliga godkända SOP: erna på ett schema. Varje SOP bör granskas antingen årligen eller, minst två gånger om året, för att säkerställa vilka metoder och policyer som inte har förändrats. Se till att få färska signaturer och datum så att, om det är granskat, finns det ett tydligt pappersspår av tillbaka versioner.