Under vissa omständigheter representerar en organisations mötesminuter ett juridiskt dokument som inte kan ändras utan styrelsens röst. Felaktig ändring av protokoll kan leda till att röster, kontrakt, anställningar och andra åtgärder som vidtagits under mötet avvisas eller annulleras. Använd ett enkelt förfarande för att se till att du ändrar ditt protokoll korrekt.
Bestäm om protokollet redan har formellt godkänts genom styrelsens omröstning, eller om de endast har lämnats in för granskning till en ordförande eller en verkställande kommitté. Utkast till protokoll som inte har röstats upp av styrelsen kan ändras utan styrelsestämma.
Om de föreslagna ändringarna görs till en person eller personer som granskar protokollet före protokollet, gå till fullbordet, föreslå de ändringar du önskar. Jämför den slutliga föreslagna formuleringen till det ursprungliga inlämnade protokollet. Förklara orsaken till ändringarna. Om alla instämmer, ändra sekreterare de ursprungliga, icke godkända protokollet.
Om de föreslagna ändringarna görs i minuter som ännu inte godkänts av styrelsen och på styrelsemöte, använd följande procedur:
Har ordföranden ett förslag till godkännande av mötesprotokollet. Vänta på att rörelsen ska sändas ut. Låt ordföranden öppna ärendet för diskussion. Har den person som föreslår ändringen presentera sin anledning till ändringarna. Efter diskussion, har den person som föreslår ändringarna göra en ändring för att ändra protokollet och ge förslagets exakta ordalydelse. Vänta på att rörelsen ska sändas ut. Låt ordföranden avsluta diskussionen och ringa frågan eller ta omröstningen. Anteckna omröstningen, inklusive namnen på de som är emot, motsätter sig och avstår från att rösta.
Om de föreslagna ändringarna görs i minuter som tidigare godkänts av styrelsen, följ samma förfarande för ändring av protokoll som lämnas in för styrelsens godkännande första gången.
Har inspelningssekreteraren eller personen som tar minuter på mötet göra ändringar i protokollet. Överst på dokumentet som innehåller datumet som protokollet ursprungligen togs, notera att protokollet nu ändras i minuter. Inkludera datum för ändringarna och namnet på den person som ändrar protokollet.
