Från och med 2010 är företagen mer och mer beroende av teknik för att producera varor och tjänster och uppfylla affärsuppgifter. För att tillgodose dessa förändringar använder företagen ibland elektroniska signaturer, även kända som e-signaturer eller digitala signaturer. Dessa signaturer tar plats för traditionella bläck-på-pappers signaturer. Det finns för-och nackdelar i samband med att använda en elektronisk signatur, som alla en affärsman bör veta innan man genomför ett elektroniskt signatursystem eller en policy.
Utrustningskostnad
Elektroniska signaturer skapas och läsas av sofistikerad teknik som använder nätverk för att verifiera personuppgifter som företagslokal eller sociala nummer eller som är tillräckligt avancerade för att jämföra poäng inom handskrift eller ett fingeravtryck med punkter i bilder i databaser. Denna utrustning är inte alltid billigt, vilket påpekas av Beginners Guide. Även när initiala kostnader är uppfyllda kommer framsteg inom elektronisk signaturteknik att innebära att ett företag kontinuerligt uppdaterar sina elektroniska signatursystem och tillhandahåller tekniskt stöd.
Avskedade kunder
Elektroniska signatursystem antar att människor kommer att vara bekväma eller bekanta med elektroniska signaturmetoder och utrustning. Men tidigare generationer av individer kanske inte har blivit utsatta för den nyare tekniken och kan därför ha problem med att börja använda den. Även tekniskt kunniga individer måste fortfarande hålla sig ajour med tekniska förändringar om de vill göra affärer elektroniskt i framtiden. Bristen på exponering för metoder och utrustning, tillsammans med ett behov av fortsatt teknikutbildning, kan avskräcka vissa kunder från att använda en elektronisk signatur.
Igenkännande
Arbetet leds av Fritz Grupe som publicerades i CPA-tidningen 2003 anger att det finns inkonsekvens i erkännandet av elektroniska signaturer från och med 2010. Människor behöver inte nödvändigtvis erkänna en elektronisk signatur som giltig, beroende på deras jurisdiktion.
Autentisering och verifiering
När det gäller autentisering och verifiering av identitet kan en elektronisk signatur vara bättre än en bläck-på-pappers signatur beroende på vilket system som används. Om någon till exempel förlorar ett osignerat kreditkort kan någon annan underteckna den och signaturen på baksidan av kortet kommer att matcha kvittohavandes signaturer, trots att personens signering inte är kortägaren. Däremot är ett elektroniskt signatursystem som bygger på fingeravtryck mycket säkrare eftersom man inte kan replikera eller smidja fingeravtrycksmatrisen.
Långdistansverksamhet
Med en elektronisk signatur behöver en enskild inte vara i samma geografiska plats för att slutföra en transaktion eller godkänna ett kontrakt. Människor kan således använda elektroniska signaturer för att bedriva verksamhet från tusentals miles bort om det behövs, öka globala affärsmöjligheter och potentiella vinstmarginaler.
Material- och lagringsreducering
U.S. Immigration and Customs Enforcement och Grupe hävdar både att elektroniska signaturer minskar mängden material som används regelbundet och tar mindre utrymme att lagra. Vidare underlättar elektroniska signaturer uppgifter som e-arkivering och elektronisk sökning av filer och databaser. Detta minskar den tid som behövs för att hitta och verifiera data. Sammantaget kan dessa faktorer minska företagskostnaderna.
