För de flesta chefer är disciplinerande medarbetare en av de mest obekvämbara erfarenheterna som man kan strida mot. Cheferna har ansvaret för att skriva disciplinära handlingar som finns kvar i anställningsfiler för att dokumentera arbetstagarens felaktighet. Dessa bokstäver har två funktioner: att meddela arbetstagaren vad som kommer att hända med honom som en följd av hans överträdelse och att fungera som en permanent registrering av anställdas misslyckande i sin fil.
Ladda skrivaren med företags brevhuvud. Detta brev kommer att bli en del av medarbetarens officiella fil, så du måste följa det lämpliga protokollet.
Skriv in hela datumet. Hoppa över en rad och skriv anställarens namn och företagsadress. Även om du inte faktiskt skickar brevet, följer korrekt företagsbrev formatet intrycket av professionalism.
Börja brevet genom att skriva medarbetarens namn, följt av ett kolon. Hoppa över en rad.
Starta första stycket genom att tydligt ange överträdelsens art. Se ditt företags anställningshandbok så att arbetstagaren kan leta upp regeln för sig själv. Ange specifika uppgifter om överträdelsen, som det datum då händelsen inträffade och nämna några andra anställda som var inblandade.Att ange denna information kommer tydligt att hjälpa dig om arbetstagaren bestrider disciplinärendet och tar ärendet till domstol.
Förklara i detalj vad arbetstagaren gjorde fel och hur hon borde ha handlat i situationen. Anställda bryter ibland regler eftersom de inte förstår dem tydligt, så en förklaring av överträdelsen och lämplig information kommer att hjälpa till att förhindra henne från att begå överträdelsen en andra gång. Erbjuda att träffa medarbetaren för att diskutera ärendet i detalj.
Ge arbetstagaren möjlighet att göra förändringar för överträdelsen, till exempel genom att skriva ett formellt brev med ursäkt till den andra parten. Informera honom om tidsfristerna för inlämning av svaret eller brevet.
Berätta arbetstagaren tydligt och kortfattat vad hon kan förvänta sig som ett resultat av denna överträdelse. Ge lämpliga detaljer för hennes nuvarande straff, t.ex. datum för eventuella utfrågningar eller effektiva datum för uppsägning av hennes anställning, om tillämpligt. Om arbetstagaren kan förvänta sig en progressiv disciplinåtgärd som ett resultat av ytterligare överträdelser, informera henne om vad dessa straff kommer att vara.
Ge arbetstagaren information om överklagandeprocessen, om tillämpligt.
Fråga medarbetaren om ett formellt svar för sin fil; ofta kommer detta svar att ske i form av ett formellt brev. Du behöver denna dokumentation för medarbetarens fil om han tar ärendet till domstol.
Skriv ditt fullständiga namn och titel. Skriv brevet och skriv ditt namn om ditt typnamn i blått eller svart bläck.
Gör flera kopior av brevet. Behåll 1 exemplar i medarbetarens fil, ge ett annat till ditt företags advokat och behåll en annan för dina egna journaler.
Skicka brevet till arbetstagaren eller ge det till honom framför en personalrepresentant eller administrativ assistent. Du behöver bekräftelse på att den anställde fick den officiella anmälan.
tips
-
Håll tonen professionell och faktisk. Detta brev kan gå till domstol om arbetstagaren bestrider disciplinåtgärden, och du vill alltid vara professionell och rättvis.
