De flesta hotell kör kvällsrevisioner, eller balanserar kontroller av sina gästledgers.Dessa kontroller är slutförda för att säkerställa noggrannheten hos gästkonton, för att verifiera dagens finansiella transaktioner och för att spåra beläggningsgraden och rumsinkomsterna samt för att ta reda på vilka gäster som ska checka ut nästa dag. Nattrevisioner kan utföras manuellt eller elektroniskt, och det finns många steg i det övergripande förfarandet.
Fullständiga utestående inbetalningar
Nattrevisorer ansvarar för att alla gästtransaktioner från dagen debiteras korrekt och skickas till gästkonton. Dessa avgifter måste bokas till det korrekta datumet, eller förvirring och avvikelser kan uppstå när gästen checkar ut. Några exempel på avgifter av denna typ inkluderar rumsavgifter, telefon- eller internetavgifter, städavgifter, minibaravgifter eller betjänad parkeringskostnader.
Förena rums status och priser
Efter att ha granskat dagens beläggningsrapport och rapporterna om hushållsstatus, som avslutas varje morgon, måste nattrevisoren stämma överens med eventuella skillnader mellan de två rapporterna för att lära sig ombesörjningsstatusen för hotellrummet. Han jämför sedan gästregistreringsposterna med rumsrapporten för att se till att de laddade eller citerade priserna matchar. Till exempel kan vissa gäster citeras en företagsrumsrabatt vid incheckningen, men bokningssystemet har det listat som standardpriset.
Bekräfta inga visningar
När gästerna har reservationer men aldrig incheckas, anses de vara otillräckliga. Nattrevisorn måste kolla denna information i kontorsystemet för att se till att dubbla reservationer tas bort, inga betalningar debiteras och rummen är markerade tillgängliga. Han måste också göra en anteckning i det system som kunden inte visade upp så det finns inga problem när utställningen debiteras en avgift.
Posta rumspriser och skatter
Denna nattrevisionsprocess är vanligtvis mycket enklare med ett automatiserat system. Nattrevisorn lägger helt enkelt in, eller skapar en avgift för, de faktiska rumsnätterna och eventuella tillämpliga skatter till alla ockuperade rum. Efter att ha bekräftat skattesatserna skapar nattrevisoren en rumsskatt och skattesats.
Rapportgenerering
Nattrevisoren skapar flera rapporter annat än rumspriset och skattesatsen. Dessa inkluderar den dagliga verksamhetsrapporten, de separata avdelningsrapporterna och högbalansrapporten. Den dagliga verksamhetsrapporten består av en sammanfattning av hela dagens verksamhet och innehåller detaljer som totalintäkter, kontanter för kontorskontor, rörelsestatistik och fordringar. De separata avdelningsrapporterna inkluderar alla transaktioner från andra hotellavdelningar, såsom en restaurang eller bar på plats, rumsservice och andra hotellområden. Högbalansrapporten identifierar enkelt gäster som kan vara nära att nå sina kreditgränser för konto.
Slutliga förfaranden
Nattrevisoren jämför kontantbetalningar och utbetalningar, balanserar registren och skapar sedan en kontant insättningskupong för banken. Hon backar sedan upp datorsystemet för att säkerställa att all information sparas. Det slutgiltiga förfarandet distribuerar alla rapporter och information till lämpliga parter, till exempel chef, receptionchef och rumsservice eller restaurangchef.
