Som företag måste du behålla vissa typer av pappersarbete på fil, till exempel anställningslistor och fakturor, av både affärs och juridiska skäl. I vissa fall måste en handlare också hålla kopior av kreditkortsintäkter till hands för en viss tid. Lär dig när det är säkert att kasta dessa kvitton i affärsverksamheten.
Kreditkort kvitton
När en kund köper en produkt eller tjänst från ditt företag som använder sitt kreditkort, måste du vanligtvis ge henne ett tryckt kvitto för sina poster - i synnerhet vid en ansikte mot ansikte. Kvittot innehåller transaktionsbeloppet, godkännandekoden, namn på kreditkortsinnehavaren och en plats för kundens underskrift. Du behåller också en kopia av det signerade kvittot för dina poster.
Varför behåll dem?
Om ett ärende uppstår där kunden ifrågasätter kreditkortsavgiften från ditt företag, är du ansvarig för att du som köpman ska bevisa att den är giltig. Ett av de första objekt som kundens bank kommer att begära är en kopia av kreditkortkvittotet som är relaterat till transaktionen. Försäljningsleverantören behöver också se det signerade kvittot för att kunna undersöka tvisten på din vägnar. Om kundens tvist är godkänd eftersom du inte kan ge en kopia av det signerade försäljningskvittotet måste du betala dyra återbetalningsavgifter och också förlora försäljningsbeloppet samt den produkt eller tjänst du sålde.
När att kasta
På grund av möjligheten till tvister från kunder är det inte klokt att kasta ut ett kreditkortsförsäljningskvitto bara för att transaktionen har rensat ditt köpkonto - även om du redan har fått pengarna från försäljningen. Bankerna ger vanligtvis kunderna cirka 60 dagar för att bestrida en avgift enligt Fair Credit Billing Act. Det är en säker satsning att hålla kreditkorts kvittot i minst tre månader. Om du behöver försäljningsintäkterna specifikt för beräkningsskäl för företagsskatt ska du hålla dem till hands i minst sex år.
Lagring av kvitton
Om du måste behålla dessa försäljningskvitton, spara dem på ett säkert, låst läge eftersom de innehåller känslig kundinformation. Håll denna känsliga data utom räckhåll för obehöriga anställda och utomstående personer för att undvika problem med kreditkortrelaterade bedrägerier eller identifiera stöld. Din överenskommelse om handelsavtal kan beskriva specifika regler för hur du hanterar och lagrar känslig kreditkortsdata för kunder enligt betalkortindustrins riktlinjer för datasäkerhetsstandard. PCI DSS är en organisation som ger vägledning om hantering av kundkreditkortsdata.
