En av de vanligaste formerna för kommunikation inom näringsliv och vetenskap är rapportskrivning. Skriva företags- och tekniska rapporter kräver skrivande och organisatoriska färdigheter, forskningskapacitet och förmågan att tolka data och presentera det på ett sätt som experter kan uppskatta än en lekman kan förstå. Affärs- och tekniska rapporter har många av samma element, därför är den huvudsakliga skillnaden mellan företagsrapporter och tekniska rapporter vanligtvis föremålet.
Bestäm din publik och hur din verksamhet och teknisk information kommer att sprida sig. Oavsett om du skriver för en grupp experter eller delar din företagsexpertis med en grupp studenter, känner din publik att hjälpa till med att bygga en informativ, väl mottagen rapport. Bestäm om din rapport helt enkelt är en skriftlig form av kommunikation eller en multimedia presentation. Om du har användning av teknik som gynnar presentationen, innehåller du på alla sätt diagram, bildspel, video eller andra sätt att illustrera några av punkterna i din rapport.
Utför forskning om typer av företagsrapporter och tekniska rapporter. Granska provrapporter och mallar för att bli bekant med den typ av information som förväntas i din egen affärskommunikation.
Beskriv ditt ämne och ta med underämnen för att hjälpa till med forskningsprocessen. Förbered en översikt för att hålla fokus på varje avsnitt och hjälpa dig att undvika meandering, vilket kan ge en oorganiserad presentation. Typiska företags- eller tekniska rapporter innehåller följande avsnitt: introduktion; kvalifikationer och ämnesbakgrund forskningsdata; Slutsatser; och framtida överväganden.
Utarbeta den första materiella delen av ditt företag eller teknisk rapport. Börja med att beskriva dina kvalifikationer, intressen och anledningar till varför din information är värdefull. Förklara hur din publik kan utnyttja din information eller hur din data ska tolkas. Du berättar inte för din publik hur du uppfattar dina resultat eller hur du formulerar åsikter om din rapport. I stället bör din rapport börja med sammanhanget med din information. Om du till exempel skriver om arbetsplatsens trender när det gäller telekommuting, förklara hur företag kan använda dina fynd för att formulera telekommutarrangemang.
Samla forskningsresultat och data. Att organisera din forskning är extremt viktig eftersom din publik kommer ifrågasätta din expertis om du presenterar opålitliga, föråldrade eller ogiltiga resultat. Se till att dina data är särskilt relevanta för ditt ämne och omstrukturera det på ett sätt som är förståeligt.Om din publik bara består av experter med djup kunskap om teknisk och affärsmässig jargong, behåll din forskning enkel. Ersätt jargong med villkor som är kända för lekmannen och sammanfatta din forskning på ett engagerande sätt.
Förbered en diskussion om dina resultat, inklusive dina slutsatser och förslag på sätt att integrera din rapport i affärs eller tekniska processer. Utan att vara ojämn, formulera dina fynd på ett innovativt och kreativt sätt. Affärs- och tekniska rapporter har ibland ett rykte för att vara staid och konservativ. Du kan inspirera kreativ användning av din rapport genom att visa data som framåtriktande publik kan använda.
Montera delarna av ditt dokument i logisk ordning. Skriv en kort introduktion efter att du har slutfört varje avsnitt - det är ofta lättare att komponera en introduktion när du har en chans att granska ditt övergripande utkast. Din introduktion bör vara koncis - syftet med din introduktion är att helt enkelt ge publiken en glimt av ditt företags eller teknisk rapport ämne.
Ge dig själv tid att förfina och redigera din rapport. Det är en bra idé att lägga ut rapporten åt sidan och återvända till den en dag eller två senare med en ny uppsättning ögon. Om möjligt, fråga en kollega om att granska ditt förslag. Inkorporera eventuella förslag du känner till lägger till din informations trovärdighet och användbarhet.
