Lönsamma organisationer bygger på formella och informella affärskommunikationsmönster. Formella kommunikationskanaler ger strukturen mot produktiva resultat. Informella interaktioner tillåter autentiska relationer att byggas och alternativa metoder för att skapa mening i organisationen. Båda kompletterar varandra och kan stärka företaget när de tillämpas effektivt. Var och en kan planeras, men informell kommunikation är vanligtvis spontan.
Syftet med formell kommunikation
Formell affärskommunikation är en strategisk utbyte av information som stöder en tydlig agenda. Denna information anses traditionellt som intern kommunikationsmetod, men kan innehålla strukturerad interaktion med personer och enheter utanför organisationen.
Formell kommunikation kan också utlösa informella interaktioner.Till exempel kan en chefschef planera en turné eller rådsmöte där ett fritt flöde av kommentarer om diskussionsämnen uppmuntras. Men dessa kan leda till personliga interaktioner, berättelser och idéer som inte fanns på den ursprungliga agendan.
Typer av formell kommunikation
Organisationer kan kommunicera med sitt interna team genom skriftlig eller muntlig kommunikation. Chefer kan använda formella skrivverktyg som e-post, blogginlägg, orienteringsutbildningsmaterial eller nyhetsbrev. Talpresentationer, möten och schemalagda konferenser är exempel på verbala interaktioner som en formell kommunikationsstrategi. Formell kommunikation kan också omfatta strategisk placering av kontorsskyltar, anställdas recensioner och samarbete med ideella organisationer. News briefs och executive framträdanden är också kreativa sätt att förbättra affärsrelationer genom formell kommunikation.
Syftet med informell kommunikation
Spontana interaktioner sparkar en "grapevine" av information som delas genom informella kommunikationsnät. Informell företags kommunikation bör komplettera formella nätverk. Autentiska och lönsamma relationer solidifieras genom denna metod. Ibland kan den informella atmosfären leda till en avslappnad och slarvig distribution av information. Av denna anledning bör all personal vara särskilt försiktig med att dela känslig information samtidigt som de kommunicerar informellt. Även om skriftlig kommunikation kan vara informell bör det vara lämpligt att undvika juridiska och etiska frågor.
Typer av informell kommunikation
Informell muntlig kommunikation kan äga rum under lunchavbrott, korridorinteraktioner och telefonsamtal. Kreativa företagskommunikatörer kan medvetet inkludera handskriven anteckningar, textmeddelanden och årsdagar och födelsedagskort för att bygga upp rapport med sina medarbetare.
Dynamik för företags kommunikation
Information kan levereras från ledning till anställd, eller vice versa. Företag som grundas huvudsakligen i formella nätverk avviker sällan från regler och protokoll. Å andra sidan uppmuntrar informella företagskulturer spontanitet och vardagliga nätverk. Oavsett företagskulturen växer organisationer genom en strategisk balans mellan formella och informella nätverk. Organisationer drar nytta av att inrätta ett öppet kommunikationsnät som inkluderar feedback från anställda och chefer.
