Författare och kolumnist Harvey MacKay sa en gång, "Om du misslyckas med att planera, då planerar du att misslyckas." Ingenstans är detta mer sant än i projektledning. En framgångsrik projektledare måste kunna jonglera många bollar samtidigt som man arbetar med ett mångsidigt team av människor, och strategisk planering, bedömning och mätning ligger i centrum för allt. Om du sammanställer en noggrann plan, kommunicera tydligt med ditt team och mäta framsteg under vägen, är vägen till ett framgångsrikt projekt nästan säkert.
Definiera dina mål. Innan du kan börja leda något projekt måste du arbeta nära din kund för att vara säker på att du är på samma sida när det kommer till vad som förväntas av den slutliga leveransen och att kundens förväntningar är rimliga. Skapa ett projektdefinitionsdokument som ger en övergripande överblick, anger de överenskomna målen och inkluderar projektets omfattning, eventuella antaganden och risker, hur du planerar att närma sig projektet, vilka delar av din organisation kommer så småningom att arbeta med projektet och beräknade kostnader och varaktighetsuppskattningar. Börja inte med ett projekt utan detta dokument undertecknat av sponsorerna eller kunderna och några viktiga intressenter.
Planera, planera och planera lite mer. Jack Gido och James Clements, författare till "Successful Project Management", säger att "Att ta sig tid att utveckla en väl genomtänkt plan före projektets start är avgörande för att ett framgångsrikt genomförande av ett projekt kan uppnås." Börja din planering genom att bryta projektet ner i en serie mindre hinkar, identifiera uppgifter inom var och en. Inkludera tydliga milstolpar i planeringen, vilket hjälper dig att bedöma om du är på rätt spår eller inte när projektet fortskrider. Inkludera kostnader som du kommer att drabbas av varje steg på vägen och beräknade arbetstimmar för varje uppgift.
Samla ett lag för att arbeta med projektet baserat på manstimmar och färdigheter som du behöver identifiera under planeringsprocessen. Meddela tydligt de övergripande målen, målen, omfattningen och budgeten samt deras enskilda roller i projektet. Se till att varje lagmedlem har budgeten och resurserna för att få jobbet gjort. Använd RACI-diagram som behövs så att det är tydligt vem som är ansvarig eller ansvarig för varje milstolpe, samt vilka bidragsgivare är och vem behöver informeras om framsteg.
Skapa ett schema för regelbunden kommunikation med laget. För långsiktiga projekt kan ett formellt lagmöte per månad vara tillräckligt, förflyttning till en gång i veckan när projektet fortskrider. Under de sista veckorna av ett projekt kan du upptäcka att dagliga möten är nödvändiga. Var alltid tillgänglig för varje gruppmedlem för att svara på frågor.
Mät projektets framsteg ofta. Ditt jobb är att slutföra projektet i tid, inom budgeten och till intressenternas förväntningar. Många projekt lider emellertid av budgetpopulation och omfattningskryp. Jason Westland, författare och vd för projektledningsföretaget Method123, säger att projektbudgeten borde vara en levande del av det projekt som du kontinuerligt granskar med team och nyckelaktörer under hela projektets gång. Om du utvärderar framsteg regelbundet och effektivt kommunicerar med ditt team bör du kunna identifiera problem med budget och omfattning tidigt och göra nödvändiga korrigeringar.
