Om ett projekt inte har en bra kommunikationsplan är det dömt att misslyckas. Det främsta ansvaret för en projektledare är att utveckla och organisera en effektiv och effektiv kommunikationsplan. Detta kommer att motivera projektteamet och tillåta att projektet genomförs i rätt tid. En bra kommunikationsplan bör skapa en öppen och öppen atmosfär där alla känner sig bekväma med att ge idéer och inmatning. En projektledare som agerar som en diktator kommer att vara självbedömande.
Introduktion
Utveckla en kommunikationsstrategi: (1) Utveckla och definiera projektet. Som projektledare är du den primära informationskällan. Din uppgift är att kommunicera effektivt för att rikta och motivera projektgruppen. (2) Skapa ett forum som möjliggör utbyte av idéer. Låt alla på laget veta att deras bidrag är värdefulla. Kommunikation är en dialog och inte en monolog. Kommunikationsplanen bör uppmuntra och skapa interaktion och inmatning från alla som är involverade. (3) Förtydliga kommunikationsmålen. Målet med god kommunikation ska göra det möjligt för projektet att genomföras effektivt och i tid. Detta kommer att bidra till att förhindra överraskningar, undvika dubbelarbete och avslöja utelämnanden.
Delegerat ansvar Individuella medlemmar i projektgruppen bör veta vad deras särskilda ansvar är och till vilka de är ansvariga. Alla bör känna till kommunikationsmålen.
Använd olika medier och metoder för att hålla kommunikationen uppdaterad och hålla alla informerade. Detta inkluderar e-postuppdateringar, projektmeddelanden, ansikte mot ansikte möten och vanliga rapporter.
Ange en tidslinje för rapporter och recensioner. Utöver den dagliga utbytet av information, planera mötesdatum och deadlines för rapporter. Detta kommer att hålla laget motiverat och strukturerat. Det bidrar också till att prioritera uppgifter.
Granska kommunikationsplanen för att säkerställa att den fungerar effektivt. Sök inmatning från laget. Kommer den nödvändiga informationen att meddelas i god tid. Om inte, vilka förbättringar kan göras för att göra det bättre?
