Projektkoordinering avser allmänt planering och hantering av flera uppgifter samtidigt. Samordning är avgörande för ett företag som handlar om två eller flera relaterade projekt. Projekten varierar beroende på affärsmål, men kan innefatta lansering av en ny produkt eller utökade tjänster till nya områden. En projektkoordinator har ofta olika roller och ansvarsområden, beroende på bransch, affärsstorlek och projektmål. Exempelvis kan företag utse separata projektkoordinatorer för att hantera inhemska och internationella angelägenheter. medan småföretag kan väva grundläggande projektkoordineringsuppgifter till en ledningsroll. Projektkoordinatorer kan fungera som beslutsfattare eller assistenter till ledande chefer.
Grunderna
Projektets omfattning (t.ex. integrering av projekt med olika grupper eller övervägande av alternativa alternativ) och tidsramar (både kort och total deadline) utgör väsentliga funktioner - speciellt eftersom en lyckad samordning kräver långsiktig planering i kombination med ett sömlöst utförande. Om ditt företag har för avsikt att öppna en ny plats, måste du exakt förutsäga hur lång tid det tar att bygga en butik, få nödvändiga tillstånd, köpa möbler eller utrustning samt hyra och utbilda tillräckligt med personal. Således kan en försening med att ta emot väsentliga leveranser påverka ett helt projekt, till exempel genom att lägga till extra projektkostnader.
anställda
För att upprätthålla effektiviteten, överväg att ange en person eller ett team av människor som tjänsteman som projektkoordinator (er). Projektkoordinatorer måste ha starka problemlösningsförmåga för att kunna förutse och reagera på oväntade förseningar eller situationer. Dessutom bör de kunna interagera och förhandla med olika typer av människor. Om ett projekt involverar att arbeta med ett företag i Mexiko, ska samordnarna inse att företagstullar skiljer sig från Mexiko från Förenta staterna. Om du inte kan skapa en oberoende projektkoordinator roll, justera sedan projektkoordinatorens uppgifter för att fungera som ledningsassistent. Exempelvis kan en projektassistent planera möten, förbereda dagordningar och bedöma framsteg med det övergripande målet att stödja projektets effektivitet.
programvara
Inkorporera programvara för att öka effektiviteten, till exempel att behålla projektfiler och hantera viktig information. För vissa projekt fungerar kalkylblad, diagram eller väggdiagram effektivt. Du använder också program som Microsoft Excel eller Project, eller ens utvecklar proprietär programvara. Du kan till exempel utforma ett program för att fokusera på en viktig aspekt, till exempel totala projektkostnader eller kvalitetsbekämpningsproblem. Se till att projektinformationen är lätt tillgänglig för nyckelaktörer.
överväganden
Vissa projekt involverar personer från olika organisationer eller företag som arbetar tillsammans för att uppnå ett liknande mål. Kontinuerligt analysera projektrisker, till exempel om en lagmedlem inte kan få tillstånd eller leverera leveranser i tid. Projektkoordinering måste omfatta beredskapsplaner som snabbt kan genomföras om det behövs.
Förvaltning
Projektkoordineringsträden innefattar vanligen att skapa ett övergripande mål, planera viktiga uppgifter samt att genomföra och styra projektet. Utveckla en SWOT (styrkor, svagheter, möjligheter, hot) eller STEP (social, teknisk, ekonomisk och politisk) analys i olika steg för att utvärdera projektets framsteg.
