När du är skyldig att skriva en professionell rapport kanske du förvirrad med informationen att inkludera. Affärsskrivning, särskilt för rapporter, har ofta ett format och en stil som bör följas. När du är van att skriva i format och stil som krävs för professionella rapporter, bör du kunna skriva upp en rapport snabbt och enkelt.
Granska stilen för rapportskrivning. Till skillnad från berättande eller uppsatsskrivning är rapportskrivning mycket effektiv. Eventuella överflödiga ord ska tas bort, och språket är enkelt och direkt. Använd aktiv röst och undvik överflödig information.
Lägg till punktobjekt när du kan. I stället för att förklara något i meningsformen kommer en rapport att förklara den med en punktlista. Funktionerna i ett företagsprojekt skulle till exempel inte skrivas i styckeform utan snarare anges med kulor.
Bryt upp stycken så att var och en endast är några linjer långa. Rapportskrivning innehåller inte långa stycken.
Undvik att inkludera information som din publik redan vet. Med en uppsats antar du ofta att läsaren inte vet något om ämnet. Om du skriver en rapport, radera all information som din publik redan vet. Om du till exempel skriver en rapport om en ny företagspolicy för ledningen, ska du inte inkludera allmän information om ditt företag som cheferna redan vet. Denna information kan emellertid inkluderas om rapporten är för en grupp nya anställda.
Inkludera kompletterande material med verksamhetsrapporten. Saker som diagram, diagram, fotografier, tabeller, diagram och andra visuella kan användas för att förbättra rapporten och göra betydelsen klarare.
Lägg rubriker i hela rapporten för att göra referenserna enklare för läsaren.
