Oavsett om ditt företag köper nya datorer eller letar efter en leverantör för att utbilda anställda, är det bra att följa en stegvis process som garanterar att du får vad du behöver, samtidigt som du beaktar din budget och förväntningar på produkten eller tjänsten. En sådan process ger dig möjlighet att granska ditt företags specifika behov i detalj och välja produkter och leverantörer som är mest effektiva för din situation. Genom att följa en företagsinköpsprocess kommer du inte bara att slutföra ditt köp utan också undersöka resultaten så att du vet vad som kan fungera bättre för framtida inköp.
tips
-
De 8 stegen i affärsprocessen är:
- identifiera företagets behov
- bestämma en budget
- välja ett inköpsteam
- definiera specifikationer
- söker efter alternativ
- utvärderingsalternativ
- gör köpet och
- omvärdera köpet.
Identifiera affärsbehovet
Inköp är en viktig aspekt av att driva ett företag, så det är absolut nödvändigt att företagen fattar beslut att köpa produkter och tjänster som kommer att förbättra sin verksamhet på något sätt. Innan ett köpbeslut fattas måste företagen identifiera ett sant behov av sitt företag. Till exempel kan inköp av ny programvara förbättra lagerhanteringen, eller lägga till en skrivare kan öka produktiviteten. Ofta presenterar anställda sina arbetsgivare med behov medan andra gånger måste arbetsgivarna känna igen ett behov efter att ha granskat arbetsflödet och affärsmålen.
Fastställa en budget
Oavsett om det är litet eller stort, kan en budget hjälpa till att hålla företagen alltför överdrivna och uppenbarligen underskattar de inköp de behöver för sin verksamhet. En budget ger inköpsgruppen en riktlinje som de kan använda som de forskarleverantörer och produkter, och väger inköpsmöjligheter.
Välj ett inköpsteam
Välj personer på din personal för att undersöka alternativ för det köp som ditt företag vill göra. Det hjälper till att använda personer som är på framsidan och involverade med objektet du planerar att köpa. Dessa individer förstår processerna bakom objektet som köps och är troligen mest kända för de funktioner och fördelar som kan öka värdet för din organisation.
Definiera specifikationer
Arbeta med inköpsgruppen för att utveckla en tydlig bild av specifikationerna för den produkt eller tjänst som ditt företag planerar att köpa. Om du köper en skrivare för ett fastighetskontor kan specifikationerna omfatta en maskin som skriver ut i färg, är under 24 tum, utskrifter på blankt och fotopapper, har 64 MB minne och trådlös anslutning, skrivs ut till 17 sidor per minut och fungerar med Mac- eller Windows-baserade operativsystem. Dessa uppgifter kan hjälpa inköpsgruppen att identifiera objekt som uppfyller företagets behov omedelbart jämfört med att undersöka alternativ som inte passar de övergripande behoven.
Sök efter alternativ
Använd produktspecifikationerna för att söka efter användbara alternativ. Hitta leverantörer och leverantörer som erbjuder den produkt du letar efter. Ta hänsyn till säljare du har arbetat med tidigare, de som har försäljning eller erbjuder rabatter till företag som din.
Utvärdera dina alternativ
Begränsa din sökning och identifiera de bästa alternativen för ditt företag. Arbeta med inköpsgruppen för att identifiera fördelarna och nackdelarna med varje alternativ. Tänk på kostnader, funktioner, underhåll, leveranstider, betalningsalternativ, kundservice och leverantörs rykte.
Gör inköp
Bestäm hur ditt företag planerar att betala för inköpet och identifiera inköpsteamnen att logga ut vid inköpet. Kontakta säljaren som tillhandahåller den produkt du vill köpa och gör ditt köp.
Re-utvärdera inköp
Det är viktigt att följa upp inköp för att avgöra huruvida köpet fungerar för ditt lag eller ej. Få feedback på köpet så att du vet om ändringar behöver göras i specifikationerna om produkten eller mjukvaran måste uppdateras i framtiden.
