Ett företag som säljer produkter eller behöver leveranser regelbundet måste ha en inköpsenhet eller kontaktpunkt. Den som ansvarar för denna process kallas inköpsagent. Innan du beställer lager för ett företag är det viktigt att förstå grunderna i beställnings- och inköpsprocessen.
Utvärdering
Ett av de första stegen i beställnings- och inköpsprocessen är att utvärdera vilka objekt företaget kan köpa. En försiktig köpare är oroad över kvaliteten när det gäller lagerbehov. Han är ansvarig för att försäkra sig om att företaget inte får en dålig tillverkad produkt eller fel råvara. Så köpare beställer vanligtvis provmaterial, produkter och leveranser för att säkerställa att de uppfyller företagets kvalitetsstandarder.
Skapa avtal
När inköpsrepresentanten bestämmer sig för en leverantör och de produkter som behövs är nästa steg att förhandla om ett försäljningsavtal. I försäljningsavtalet avtalar köparen och distributören om en prisrabatt för varulager och betalningsvillkor. Till exempel betyder "netto 30" att betalningen betalas 30 dagar efter fakturadatumet. Avtalet innehåller också villkor och regler för avkastning, utbyte och betalning av fraktkostnader.
Skicka inköpsorder
Nästa steg är att köparen ska skicka distributör, grossist eller tillverkare en inköpsorder. Köpordern är ett åtagande att köpa objekt, så länge som mottagaren levererar. I inköpsordern beskrivs exakta varor som köparen önskar för lager och leveransadressen. Det listas också ett beställningsnummer, kontonummer (tilldelat av distributören eller tillverkaren) och en sammanfattning av de villkor som parterna enats om.
Betalningsfaktura
Distributionsföretaget mottar och behandlar köparens inköpsorder. Efter att varorna skickats till köparen skickar distributören sedan en faktura för att begära betalning. Fakturaen innehåller inköpsordernummer, kontonummer, adress till köparen, en beskrivning av de levererade varorna och det totala beloppet som ska betalas. I fakturan anges också datum för utfärdande och villkoren (såsom netto 30, betalas inom 30 dagar) så att köparen kan skicka in betalning i tid.
