När du kör eller hanterar ett företag som i stor utsträckning bygger på att köpa varor eller råvaror, måste du bli bekant med inköpsprocessen. Inköpsprocessen omfattar ett antal steg som säkerställer att du får rätt artiklar när du behöver dem. Planera fram, så att din beställningsprocess går smidigt.
Preliminära beslut
Det första steget i inköpsprocessen är att bestämma vad du behöver, liksom hur ofta du behöver objekten för din verksamhet. Om du till exempel planerar att beställa kontorsmaterial väljer du om du vill ombeställa varje vecka, varje månad eller bara när du når en viss lagernivå. Du bör också bestämma hur mycket du har råd att spendera på de varor du behöver köpa så att du kan förhandla priser med leverantörer.
Kontakta leverantörer
När du väl vet vad du behöver, måste du kontakta leverantörerna som kan ge dig det du behöver. Ring en mängd olika leverantörer för att begära en katalog eller prislista som anger de olika objekten på din lista. Förhandla ett leverantörsavtal med varje företag du vill beställa från för att bestämma de exakta villkoren i avtalet. Villkoren inkluderar vem som ska betala för frakt, rabattschema eller kostnad per post, och antalet dagar du kan vänta med att betala för ordern (vanligtvis 30 eller flera dagar).
Skicka inköpsorder
När du väl vet vad du vill köpa, skickar nästa steg din beställning till leverantören. En inköpsorder är en blankett som anger din företagsinformation samt leverantörsinformation tillsammans med en fullständig specificerad lista över de artiklar du vill beställa. Du kan skicka din beställning via mail, via fax eller via e-post.
Skicka betalning
När du har mottagit din beställning från leverantören måste du uppfylla din sida av inköpsavtalet. Leverantören skickar en faktura med det totala beloppet som anges, vilket citerar betalningsfristen per ditt ursprungliga avtal. Skicka din betalning till leverantören inom den tid som fastställts i ditt arrangemang via en företagscheck eller ett kreditkort. Se till att du har bekräftat att du har fått alla beställda varor innan du betalade fakturan.
