Även om du bara har varit i jobbet en kort stund vet du att du håller noggranna register, utvärderar nuvarande inköpspraxis, söker nya leverantörsrelationer och ser till att dina operativsystem är utformade effektivt är nyckeln till en organiserad inköpsavdelning. Oavsett om du just har tagits in för att omvandla en befintlig division från kaotisk till organiserad, eller om du bara vill vara säker på att allt rör sig effektivt med få glitches, kan den här artikeln peka dig i rätt riktning.
Föremål du behöver
-
Dator
-
programvara
-
Inköpsdokument
-
Policy manual
-
Reviderad lagring / lageroperation
-
Säkerhetssystem (tillval)
Börja med att granska inköpsavdelningens filer och metoder för att utvärdera det aktuella systemet. Uppföljning av varor beställda för anställda eller avdelningar och verifiering av auktoriserade säljare. Besök avdelningschefer för att diskutera sina tidigare inköpserfarenheter. Få feedback om hur du förbättrar avdelningens bearbetnings-, spårnings- och uppföljningsmetoder.
Få tillstånd att utarbeta en ny inköpsavdelningens policyhandbok baserat på feedback mottagen från avdelningschefer om det inte finns någon aktuell guide eller det är uppenbart att den nuvarande versionen inte fungerar. Skriv, redigera och cirkulera utkast till relevanta beslutsfattare. Skicka kopior av publikationen till chefer så att de har en referenspunkt för framtida inköpsförfrågningar.
Revisionsdokument ditt företag sysselsätter för att genomföra inköpsoperationer. Granska inköpsorderens språk, granska ditt företags buddokumentation och formulär, utvärdera kommunal försörjningsförfrågan och annat pappersarbete. Ändra om det behövs för att öka säkerheten och effektiviteten vid leverans av beställda föremål.
Granska och analysera företagets lager över leveranser som för närvarande lagras på eller av plats. Verifiera alla varulager mot befintlig dokumentation. Flagga överlagringar och brist på varor som är i konstant efterfrågan, till exempel kontorsmaterial. Utvärdera hur inköp sker och hämtas av plockare och förpackare. Gör förbättringar på det sätt på vilket de lagras för att minska ineffektiviteten.
Utvärdera nuvarande racking, plockning och packning - särskilt om slöja har resulterat i stöld, oregistrerade för lager och förseningar när det gäller att få leveranser till arbetstagare i tid. Undersök visdomen att installera ett säkerhetssystem, om man inte redan är på plats, för att fungera som ett brott som avskräcker i lagringsområden.
Inrätta ett kvalitetskontrollprogram så att plockare, packare, redovisning och inköp alla får kritisk information om leveransförsändelser samtidigt. speciellt som informationen avser återbeställningar, arbetstrecker, defekta eller skadade varor - oväntade omständigheter som kan påverka kvitto och utbetalning av material som kommer genom inköpsavdelningen.
Håll dig uppdaterad över industrins trender för att lära dig nya tekniker för att organisera inköpsavdelningen. Upptäck en kedjeplattningsrapport, så att du kan metodiskt uppdatera hanteringen om statusen för objekt som de lägger på order så att du inte spenderar halva dagen på samma fråga, "När kan jag förvänta mig att få anteckningsblocken jag beställde i juli?"
