Certifierat mail kan innebära allvarliga affärer, särskilt om du är företagsägare. Eftersom bokstäver eller paket som levereras med certifierat brev tillåter signaturbekräftelse på kvitto, tjänar tjänsten av Internal Revenue Service, fordringsägare och konsumenter som vill verifiera att en vara har tagits emot och som har skrivit in den. Om du får ett certifierat brev, överväg att logga in omedelbart för att ta itu med eventuella problem som ditt företag kan möta så fort som möjligt. När omedelbar hämtning inte är tillgänglig kan det spåra bokstaven hjälpa dig att avgöra vem som skickade det.
Kontrollera den persikafärgade blanketten
Certifierat mail kräver en signatur vid leverans och kan, baserat på de alternativ som selekteras av avsändaren, ange att endast adressaten kan skriva under brevet. Om ett brev kommer till ditt företag när du inte är tillgänglig, lämnar brevbäraren en kopia av formulär 3849, vanligen kallad "persikulär form", i stället för brevet. Denna blankett ger viktig information från brevposten och låter dig schemalägga en redelivery. Om den är helt fylld kommer avsändarens namn att visas i övre högra hörnet av äldre versioner av formuläret. Nyare versioner av Form 3849 innehåller också leveransinformationen längst upp.
Ring postkontoret för svar
Kontakta ditt lokala postkontor om formulär 3849 inte fylls i korrekt och fråga om brevet i fråga. Förklara att formulär 3849 inte slutfördes i sin helhet och fråga vem avsändaren är. Om leveransbegränsningar begärs kan kunden avvisa för att ge ytterligare information om telefonen på grund av integritetshänsyn. Fråga om en personkontroll skulle tillåtas för den verifierade mottagaren innan du accepterar leveransen. I vissa fall kan en postdel endast innehålla avsändarens adress och inte ett namn.
Spåra brevet
I de fall då ett avsändarnamn inte är tillgängligt via USPS, ska formuläret 3849 ge dig en artikel eller streckkodsnummer för den certifierade sändningen. Detta nummer representerar spårningsinformationen som presenteras på streckkoden för certifierad post på brevet eller paketet. När du har numret, besök www.usps.com och klicka på "Spåra och hantera." Ange spårningsnummer och granska historiken. Loggen låter dig se var varan skickades, vilket kan hjälpa dig att isolera potentiella avlastare i en nypa. När brevet har skrivits in visas mottagarens namn också på fraktloggen.
Använd informerad leverans
En tjänst som lanserades av USPS 2017 - informerad leverans - kan hjälpa hembaserade företag att hålla sig inför framtida leveranser. Tjänsten gör det möjligt för privatkunder att anmäla sig till ett dagligt smält e-postmeddelande med bilder av bokstäver planerade för leverans på en viss dag. Från och med januari 2018 är tjänsten begränsad till bokstäver sorterade på automatiserad maskin. Alla certifierade bokstäver som inte kräver handsortering ska skannas och visas i bilderna. Om en returadress skrivs ut på kuvertets framsida kan du läsa den.
