Många företag, både stora och små, använder företagskreditkort som ett sätt för anställda att slutföra små inköp eller betala för andra affärsrelaterade kostnader. För att minska risken för missbruk bör väldefinierade policyer för kortanvändning kommuniceras med anställda och deras handledare. Dessa policyer bör behandla frågor som lämplig användning, säkerhet, begränsningar och granskningsförfaranden.
Kortinnehavarens ansvar
Anställda som valts för att ta emot företagskreditkort ska hållas ansvariga för kortets säkerhet, såväl som integriteten för företagsrelaterad information. Detta ansvar bör omfatta att hålla kortet på ett säkert ställe, skydda kortet personligt identifieringsnummer och granska uttalanden för bedräglig verksamhet. Företagskreditkort ska aldrig användas av någon annan än kortinnehavaren. Förlorade eller stulna kort ska rapporteras till kortutgivaren och företaget så snart som möjligt.
Utgiftsgränser
Företagskreditkort ska innehålla utgiftsgränser i enlighet med de anställdas förväntat behov. Dessa gränser bör meddelas arbetstagaren vid tidpunkten för utfärdandet och strikt observeras. Anställda bör se till att användningen inte överstiger denna gräns eller ålägger överbelastningsavgifter eller avgifter. Företagskreditkort ska aldrig användas för kontantförskott.
Användningsrapportering
Anställda bör hållas ansvariga för regelbundna användarrapporter till den utsedda handledaren.Dessa rapporter bör innehålla en detaljerad förklaring av enskilda avgifter, ursprungliga kvitton och lämpliga företagsräkningskoder. Denna information ska bifogas den månatliga månadsrapporten och skickas med tillräckligt med tid för att undvika sena betalningsavgifter.
Personlig användning
Om inte ingår som en del av ett ersättningspaket för anställda, bör personligt bruk av ett företags kreditkort inte tillåtas. Personlig användning bör definieras som eventuella avgifter som inte är direkt relaterade till driften av verksamheten eller relaterade utgifter. Personlig användning i en nödsituation bör kräva ytterligare förklaring och omedelbar återbetalning till företaget.
Användningsrecension
Översyn av användarkreditkortanvändning bör genomföras regelbundet. Denna granskning ska genomföras av både arbetstagarens närmaste handledare och en medlem av verksamhetsredovisningen. Arbetstagarens handledare bör hållas ansvarig för att bestämma användningen som tillämplig och lämplig för arbetstagarens arbetsansvar. Bokföringsavdelningen ska se till att betalningar och krediter behandlas ordentligt och användningsgränserna inte har överskridits.
