Fler och fler företag är antingen outsourcing projektledning eller anställa proffs för att hantera denna uppgift. Med förändringarna i branschen kan det vara svårt att hitta kvalificerade personer som ligger på de senaste trenderna och strategierna. Endast 2,5 procent av organisationerna genomför alla sina projekt framgångsrikt. En svimlande 70 procent av projekten misslyckas. Med tanke på dessa siffror kanske du undrar om det är värt att anställa en projektledare eller ej. Precis som allt annat finns det fördelar och nackdelar att överväga. En skicklig projektledare kan minska dina kostnader, effektivisera arbetsflödeshanteringen och hjälpa till att öka din verksamhet.
Projektledning Pros
Oavsett om du driver ett litet företag eller en etablerad organisation kanske du inte kan hantera alla typer av projekt från början till slut. Vissa projekt är extremt komplexa och har en tight deadline eller kräver speciella färdigheter som ditt team kanske inte har. En kvalificerad projektledare kan hjälpa dig att organisera och hantera de mest tidskrävande uppgifterna. En erfaren projektledare kommer också att motivera ditt team, hantera resurser, mäta resultat, ge feedback och hitta sätt att öka kvaliteten och minska kostnader eller tid. Andra projektledningskunskaper innefattar förbättrade schemaläggningstekniker, svar på förändringar, förbättrad kommunikation, kvalitetskontroll och riskhantering.
Effektiv målinställning
De flesta projekt misslyckas bara för att chefer saknar ett tydligt mål. Under 2013 levererades mindre än en tredjedel av alla projekt i tid och inom den tilldelade budgeten. Av denna anledning är det viktigt att du ställer in SMART-mål. SMART mål är specifika, mätbara, uppnåeliga, realistiska och tidsbundna. Det är vad förkortningen SMART står för. SMART-målen kommer att se till att dina projekt levereras i tid utan att överskrida budgeten. Professionella projektledare har den kompetens och de verktyg som behövs för att skapa prognoser, hantera projektkostnader och bestämma riskerna över hela projektets livscykel.
Förbättrad kommunikation
Projektledning möjliggör effektivare kommunikation mellan ledare och andra anställda som deltar i projektet. Erfaren projektledare är effektiva för att hantera intressenter som är kritiska för projektsucces. Projektledare upprätthåller lagsamhållighet, underlättar möten, begär ämnesexperter, brainstormidéer och övervaka feedback i realtid. Kommunikation är lätt den mest kritiska aspekten av något projekt, och är en nödvändig färdighet för varje projektpersonal.
Större kundnöjdhet
Projekt kan leverera nya funktioner och öppna nya tjänster eller produkter för att glädja kunder, eller projekt kan bidra till att minska kostnaderna för kunderna. Eftersom projekthanteringsmetoder prioriterar kvalitetsfaktorer, till exempel funktioner som kunderna vill ha, upplever företag med framgångsrik projektledning större kundnöjdhet. Detta innebär en ökad omsättning och tillväxt. Din organisation kommer att vara känd för att ge bra resultat.
Hög kompetensnivå
Genom att anställa en projektledare eller outsourcingprojekt, kommer ditt företag att dra nytta av en hög kompetensnivå. Folket inom din organisation kommer att lära sig nya saker och få ett nytt perspektiv som kommer att bidra till deras professionella tillväxt. Dessutom kommer projektledning att frigöra din tid så att du kan fokusera på kärnaspekterna i ditt företag. En erfaren projektledare kommer att kunna formulera projektprocessen och hantera alla delar av projektet, inklusive personal och överensstämmelse.
Noggrann riskbedömning
Över 75 procent av företagen saknar förtroende för projektsucces. Överdriven rework, scope creep, dålig kommunikation och oklara mål är ofta synderna. Projektledning ger dig möjlighet att ta beräknade risker och fördela resurser mer effektivt. Du kommer att identifiera vad riskerna är innan du ens kommer igång. På så sätt kan du planera för eventuella problem i de tidiga stadierna och göra smartare beslut eftersom risker uppstår under hela projektets livscykel. Effektiv riskhantering gör det också möjligt att utnyttja positiva risker eller möjligheter när de uppstår.
Projektledning Nackdelar
Om en projektledare inte har rätt erfarenhet eller kunskap finns det många problem som kan uppstå. Förlust av resurser, schemaläggningsproblem, säkerhetsproblem och interpersonella konflikter är stora nackdelar med projektledning. Dessutom kan din organisation medföra stora kostnader genom att outsourca arbete eller genom att anställa nya anställda för att slutföra projektet. Ibland kan projekthanteringen störa din dagliga verksamhet eller gå drastiskt fel.
Höga kostnader
Om du anställer en projektledare, förvänta dig att investera i specialprogramvara. Dessa program kan vara kostsamma och svåra att genomföra. Eftersom ditt lag kommer att använda dem, kan de behöva träna. Beroende på dina behov kan du också behöva anställa ämnesexperter eller specialister för att hjälpa till med ett projekt. Ofta kommer det att finnas ett tryck från intressenterna för att inkludera funktioner som inte ursprungligen planerades. Alla dessa problem kan snabbt öka kostnaden för ett projekt.
Ökad komplexitet
Projektledning är en komplex process med flera steg. Vissa experter har en tendens att komplicera varje process, vilket kan förvirra ditt lag och orsaka förseningar vid projektleverans. De kan också bli stela eller exakta i sina planer, vilket skapar en stressfull miljö inom organisationen. Typiskt kommer projekt med stort räckvidd att vara mer komplexa att leverera, speciellt om det inte finns ett team som enbart är avsedd för att arbeta med projektet. Korsfunktionella lagmedlemmar kan falla bakom sitt dagliga arbete och lägga till ytterligare ett komplicerat lager.
Kommunikationsöverhead
När du anställer ett projektledningsledning, ansluter du nya anställda till ditt företag. Detta lägger till ett extra lager av kommunikation och kanske inte alltid matchar din organisations kultur. Därför rekommenderar experter att hålla ditt lag så liten som möjligt. Ju större ett lag är desto högre är kommunikationen. Ibland krävs ett stort team för ett projekt, så det är viktigt att hitta projektledare som har starka kommunikationsförmåga över en mångfald människor.
Brist på kreativitet
Ibland lämnar projektledning lite eller inget utrymme för kreativitet. Teamledare fokuserar antingen överdrivet på ledningsprocesserna eller fastställer snäva tidsfrister, vilket tvingar deras personal att arbeta inom strikta parametrar. Detta kan motverka kreativt tänkande och hindra innovation som kan gynna projektet. Det är viktigt för en projektledare att veta när man ska inspirera kreativitet och när man strikt följer projektplanen.
En organisation kan växa och uppnå framgång utan att ett projektledningsteam finns på plats. Att anställa en skicklig professionell för att hantera dessa aspekter kan dock öppna nya möjligheter och hjälpa ditt företag att nå sina mål snabbare.
