Omläggning av stora affärshändelser kan vara en logistisk mardröm; även med de mest trovärdiga skälen till att ändra datumet kommer kunder och affärskontakter att vara irriterad och obekväma. Det sätt på vilket du presenterar informationen kommer också att få stor inverkan på det intryck som deltagarna kommer att ha; ta hand om att låta vara ursäktande men optimistiska, så mottagarna kommer att se omläggningen som ett tillfälligt bakslag snarare än som ett fel eller resultatet av dålig planering.
Sätt in en bit företags brevhuvud i din skrivare; Detta är ett officiellt meddelande om omläggning av ett evenemang som du är värd för. Tiden är kärnan och brevpapper kommer att fånga mottagarens uppmärksamhet mer effektivt än vanligt papper.
Öppna ordbehandlingsprogrammet efter eget val. Börja ett nytt dokument genom att välja "Arkiv" och "Ny".
Skriv datumet och hoppa över en rad. Använd funktionen Mail Merge i ditt ordbehandlingsprogram för att infoga namnen och adresserna till deltagarna.
Börja med att ange att du måste omplanera händelsen och uppdatera sina minnen om vad händelsen är och när den borde ha hållits ursprungligen.
Berätta ursäkt och förklara orsaken till förseningen. Undvik inte mer än en gång, eller mottagarna kan se detta som en skyldighet för skuld eller missförhållande.
Ge information om när händelsen kommer att inträffa. Om ditt företag erbjuder ersättning för sina ombokningsavgifter eller ett annat incitament, detaljera hur deltagarna kan ansöka om ersättning. Spela upp de goda nyheterna; om omläggningen är en lycklig händelse, till exempel omläggning för en tid med bättre väder, kommentera det.
Tack deltagarna för deras samarbete och ge dem kontaktuppgifter för vilka de kan ringa om de har frågor eller svårigheter att omplanera sitt besök.
Skriv brevet "Med vänliga hälsningar" och hoppa över tre linjer. Skriv ditt fullständiga namn och titel. Skriv ut bokstäverna och skriv varje över ditt typade namn.
Maila bokstäverna med den snabbaste tjänsten som du har råd med. Om du inte har råd att skicka ett stort antal brev via Priority Mail, ring varje deltagare först och ge dem grundläggande information om omplanering av händelsen. Låt dem veta att ett officiellt brev kommer att följa.
