När du godkände ditt jobb diskuterade personalavdelningen eller din handledare ditt schema, och chansen är du överens om de timmar de erbjöd. När du godkände schemat hade du förmodligen ingen möjlighet att veta att dina omständigheter skulle förändras eller att du helt enkelt inte skulle kunna komma till arbetet vid det tillfälle du var överens om. Om du har ständigt varit sen eller om dina personliga omständigheter kräver att du rapporterar till arbetet vid ett senare tillfälle, är det en bra idé att fråga din handledare skriftligen för en senare starttid. Inlämning av en skriftlig förfrågan skapar en formell registrering av din begäran om din begäran nekas eller om ditt schema ändras och du behöver bevis på det.
Använd Formell Brevformat För Tillståndsbrev
Eftersom det här är en formell förfrågan, skriv din skriftliga förfrågan i rätt företagsformat. Företagskorrespondens är typiskt i blockformat, vilket betyder att styckena är spola med vänstra marginalen; inte inleda stycken. Datumet för ditt brev, adressatens namn och adress, ämnesrad, kropp och avslutande hälsning är också spola med vänstra marginalen. Din ämnesrad ska innehålla ditt namn, din position och ditt anställningsnummer om det skiljer sig från ditt personnummer. Av säkerhetsskäl ska du inte inkludera din socialförsäkring i ett brev som kan landa på skrivbordet av någon som inte behöver veta det. Dessutom använder du vit eller vitvit papper för ditt brev, ett teckensnitt som Times New Roman eller Calibri, och skriver ditt namn i bläck innan du ger din handledare och personalavdelningen sina kopior.
Om ditt kontor är i stort sett papperslös och kommuniceras via e-post kan du istället förbereda en kommande sena jobb. Håll språket formellt, eller förbered din förfrågan som ett brev och bifoga det till ett mail istället.
Ange din begäran direkt
I stället för att läsaren behöver skanna hela brevet innan hon kommer till din faktiska förfrågan, ange begäran i första stycket i ditt brev. Till exempel kan du skriva: "Jag började jobba i inköpsavdelningen som en agent på grundnivå den 14 juni 2013 och den 14 juni 2018, främjades till ledande inköpsagent. Mitt nuvarande arbetsschema är från kl 8 till 5 pm, måndag till fredag. Syftet med detta brev är att begära en schemaläggning så att mina timmar blir 09:00 till 18:00"
Var inte sen
Rampa din förfrågan i en positiv ton och använd inte ordet "sen". Om du begär en permanent schemaändring, frågar du om olika timmar, inte tillåtet att vara sent varje dag. Och du begär inte att din handledare minskar arbetstiden med den tid du är sen till jobbet. Om din förfrågan gäller en begränsad period anger du att "Syftet med detta brev är att begära en schemaläggningsändring så att mina timmar blir 09:00 till 18:00 från den 1 april till den 30 april sätta in år
Ge en ärlig anledning
Även om det också är en bra övning att vara ärlig med din arbetsgivare, om du ber om att komma in en timme senare eftersom du inte är en morgonperson och du inte kan göra det i tid, kanske du vill ompröva det som en rimlig grund för din förfrågan. Men om din anledning är att du har personliga eller familjeförpliktelser som kan fungera bättre om du har extra tid att komma till jobbet, ange det. Du behöver inte vara för personlig; till exempel, att hämta ditt barn från daghem eller carpooling med din make, verkar vara en rimlig grund för begäran. Du är dock domaren baserad på vad ditt förhållande är med din handledare eller chef, och om de faktiskt behöver veta den specifika anledningen till att du vill ha en schemaändring.
Gör det värt arbetsgivarens stund
Om din förfrågan beror på att du har ständigt varit sen och du tror att det kommer en timme senare än ditt typiska schema, hjälper dig att rapportera till arbetet i tid, vara uppriktig om dina utmaningar när du kommer till arbetet i tid. Föreslå att din närvaro kan förbättras avsevärt om du hade ett annat schema. Detta är ett sätt att ta itu med en aspekt av din arbetsprestation, och du kan i ditt brev ange att du försöker vara proaktiv när det gäller att förbättra prestanda genom att ta itu med problemområdet närvaro. Du kan till exempel börja med meningen "Jag tror att den nya arbetstiden skulle ha följande positiva effekter på verksamheten …"
Ge försäkringar
Du kanske känner behovet av att försäkra din handledare om att din schemaläggning inte påverkar avdelningens verksamhet eller din förmåga att hantera arbetsbelastningen negativt. Kanske har du spårat de kundsamtal du får och märker att nästan alla dina kunder ringer efter 09:00, då kan du lägga till i ditt brev att du har övervakat topparna i kundsamtal och att schemanförändringen kan gynna organisationen. I ditt brev kan du också ange att du förutser inga utmaningar för att utföra alla dina tilldelade uppgifter, vilket ger ytterligare försäkran om att du har tänkt igenom det här och är säker på att schematförändringen inte kommer att orsaka problem.
Uppföljning
Det sista stycket i ditt brev för sen ankomst till kontoret bör återställa din förfrågan, och om schemaläggningsändringen är en permanent, ange det datum då du vill att ändringen ska träda i kraft. Fråga om det finns ytterligare pappersarbete som du behöver fylla i för att genomföra schemaläggningsändringen. Detta lägger på HR-avdelningen eller din handledare för att ge dig ett svar, åtminstone om pappersarbete. Även när det skrivs på detta sätt låter det mer positivt än ett brev som antyder att du är osäker på att begäran kommer att godkännas. Tack HR-avdelningen och handledaren för deras övervägande och låt dem veta när du kommer att följa upp för att få godkännande.
