När ett företag spenderar pengar för att betala en kostnad, antingen kontant, check, elektronisk överföring eller någon annan metod, kallas detta kontantutbetalning i redovisningen. En kontantutbetalningsrapport är en förteckning över varje transaktion som har inneburit pengar som utbetalats av företaget av någon anledning. Rapporten genereras vanligtvis av ett företags bokföringsprogram, t.ex. QuickBooks.
tips
-
Kontantutbetalningsrapporten är en förteckning över alla enskilda transaktioner som innebär att kontanter betalas ut av ett företag.
Vad är en kontant utbetalning?
Kontantutbetalningar representerar de enskilda kostnadstransaktionerna som utgör de totala kostnaderna som redovisas i ett företags resultaträkning. Detta inkluderar betalningar för löner, lager, utomstående juridiska tjänster, byggnaden och alla andra utgifter som företaget åtar sig. När företaget betalar fakturor registreras betalningarna till en kontantutbetalningstidning i sitt system för redovisningssystem.
Bolagets resultaträkning visar kontantutbetalningarna på en hög nivå och kostnaderna redovisas under olika tidsperioder beroende på om bolaget använder kassa- eller periodiseringsräkning.
Kontantutbetalningsjournalen
I bokföring används termen "journal" för att beskriva en lista över registrerade transaktioner som har separerats efter typ. Ett företag använder vanligtvis flera tidskrifter i sitt bokföringssystem, till exempel en tidskrift för försäljning, kontantinkomster, kontantutbetalningar och en allmän journal. I många paket för redovisningsprogram ser användarna inte de enskilda tidskrifterna.
Dessa transaktioner publiceras i bolagets allmänna tidning eftersom när en användare genererar checkar eller matar in till systemet, görs automatiskt inlägg till varje enskild tidskrift och överförs sedan till den allmänna tidningen. Detta har eliminerat behovet av att manuellt registrera transaktioner i en enskild tidskrift, såsom kontantutbetalningsjournalen. När bokföringstransaktioner registrerades för hand, skulle uppgifterna ha registrerats manuellt i en kontantutbetalningsjournal först och sedan överföras till en allmän journal.
Skydda bolagets kassa
En av de viktigaste användningarna för en kontantutbetalningsrapport är att hjälpa till att upprätthålla snäva interna kontroller över de pengar som lämnar företaget så att det inte hamnar i fela händer. Det här är en del av en större process av kontanta interna kontroller, som omfattar många steg, såsom uppdelning av uppgifter, vilket innebär att inga finansiella transaktioner hanteras från början till slut av bara en anställd.
Kontantutbetalningsrapporten kan ge företagare nödvändiga uppgifter om utgifter för att hjälpa dem att hantera dem över tiden. Det visar till exempel hur mycket som har spenderats på lager för månaden, det belopp som spenderas på personalkostnader, hyror och leasingavtal och utgifter för externa tjänster. Kontantutbetalningsjournalen kan användas som en resurs för att planera framtida kontanthanteringsbeslut. Rapporten ger också en detaljerad detalj som är nödvändig för att förhindra att någon i företaget missköter eller missfördelar pengar. Om du t.ex. granskar rapporten över tiden kan det hjälpa till att spåra betalningsmönster för att upptäcka ovanlig aktivitet eller att upptäcka och verifiera stora utbetalningar för att se till att de är legitima.
När företaget betalar ut kontanter, ska det alltid använda en förtryckt, numrerad check och ha en policy på plats i vem i företaget kan godkänna checkbetalningar. När ett företag betalar fakturor bör det också markeras som betalt för att förhindra samvetslösa eller felaktiga dubbelbetalningar. Granskning av kontantutbetalningsrapporten varje månad är ett effektivt sätt att fånga detta och andra problem.
Det är viktigt för ett företag att ha ett mycket begränsat antal personer, kanske tre eller fyra maximala, som har befogenhet att underteckna företagskontroller. Om en ovanlig utbetalning visar på en kontantutbetalningsrapport blir det enkelt att spåra checkkopian och tala med den person som undertecknade checken för att verifiera transaktionen. Kontrollera signatörer bör ha en betydande och lämplig myndighetsnivå inom företaget.
