En tyst auktion är ett bra sätt att samla in pengar till din organisation eller välgörenhet samtidigt som du samlar supportrar och ökar medvetenheten samtidigt. Eftersom tysta auktioner i allmänhet sammanfaller med en annan händelse, måste inbjudningar till en tyst auktion låta inbjudna veta vad som händer, hur de ska klä sig, om de ska matas, vilka varor och tjänster är uppe för budgivning och där pengarna går. Beroende på händelsens formalitet och nivån på förhållandet du har med dina gäster är inbjudningsformat och leverans modifierbar.
Evenemangsdetaljer
Som med vilken inbjudan som helst, måste platsen, datumet (inklusive veckodag) och tiden anges tydligt med rätt stavning på inbjudan. En inbjudan till en tyst auktion ska låta gästerna veta vad som händer utöver auktionen. Oavsett om det är en middag, en dans, en rodeo, en mystery theatre natt eller något helt oväntat, måste gästerna veta vad som ska hända medan auktionen äger rum. En allmän tidsram för händelser inklusive när den faktiska budgivningen startar och slutar bör ingå i listformen.
Klädsel
När det krävs en formell klädsel för en formell händelse som sammanfaller med en tyst auktion, är det allmänt accepterat att "formell klädsel som krävs" inte behöver anges på inbjudan. En inbjudan ger ett humör för evenemanget eller festet som äger rum. Kvaliteten på papper, teckensnitt som används och evenemangsdetaljerna borde leda till en person genom att de måste klä sig formellt utan att behöva läsa den i tryck. För mindre formella händelser eller formella utmaningar som inte kräver formella kläder är det okej att nämna lämplig klädsel. "Kom som du är" eller "klä på kostym" är lämpliga sätt att låta dina gäster veta vad som förväntas av dem.
Donation eller Fundraiser
Inbjudningar till en tyst auktion måste informera gästerna om varför auktionen sker och hur de upptagna pengarna kommer att användas. Med hjälp av en enkel fras som "Benefiting the North State Boys and Girls Club" kan gästerna veta att de donerar till välgörenhet och att välgörenheten inte är den som direkt sätter på evenemanget. En separat linje med "Sponsrad av" och namnet på de personer som lägger på evenemanget är nödvändigt, i så fall. Om auktionen är en fundraiser för samma organisation som sätter på evenemanget, bör formuleringen vara "Fundraiser for North State Boys and Girls Club" och lämnat därtill. Om alla intäkter går direkt till välgöraren, bör det anges som "100% av intäkterna gynnar" följt av namnet.
Mat och dryck
De flesta auktioner har åtminstone aptitretare och förfriskningar tillgängliga medan den tysta auktionen äger rum. Detta gör att människor kan mingla och känna sig mer bekväma. Oavsett vilken matnivå som serveras, bör det anges på inbjudan så att människor inte kommer att ha haft för mycket eller för liten mat i förväg. "Middag tillhandahålls" kan läggas till i botten av inbjudan eller timmen ska serveras listad i evenemangsprogrammet på inbjudan. "Förfriskningar som tillhandahålls" är ett artigt sätt att berätta för gästerna att auktionen är en mer avslappnad händelse och inte menat att fylla en persons aptit medan budgivning.
Format och Leverans
Inbjudningar ska placeras i kuvert och skickas snarare än presenteras som postkort för att upprätthålla formalitet och tillgodose all information som krävs för att bjuda in gäster på en tyst auktion. Etikett för leverans av inbjudningar är fortfarande via USPS för leverans inom 50 stater. Om den tysta auktionen är på en snäv budget eller mycket informell, tillåts handlevererade inbjudningar, men genererar inte samma slags reaktion av rätten eller innehav som en inbjudan mottagen via post.
