När du genomför en tyst auktion är organisationen nyckeln. Börja planera minst ett par månader - helst tre månader - före tid för att begära donationer och marknadsföra händelsen på ett effektivt sätt. Att hålla donationerna och all dokumentation i ordning när du samlar dem gör det enklare att ställa in den tysta auktionen.
Planera i förväg
En lyckad tyst auktion behöver två saker: många ** auktionsobjekt i olika prispunkter och en gästlista full av personer som är villiga att dela med sina pengar **. För att hitta rätt saker, involvera din kommitté i att begära donationer. Många företag, till exempel spa, smyckenbutiker och sporthandlare, donerar varor eller tjänster i motsats till ett bidragsbrev, och individer är ofta överens om att erbjuda saker som en vecka på fritidshus eller en dag på sjön på en båt. Be dina utskottsmedlemmar att bjuda in så många personer i sina nätverk som möjligt. ** Med den personliga anslutningen får människor större sannolikhet att delta och bjuda generöst **. Förbered en marknadsplan för att främja evenemanget till samhället samt genom sociala medier, tidningar och lokala yrkesgrupper. Se till att de vet vikten av din organisations orsak så att gästerna är beredda att öppna sina hjärtan och plånböcker.
Ställa in auktionen
Före auktionen, förbereda lättförståda budblad för varje föremål. Ange objektbeskrivning, uppskattat värde och givare längst upp på varje ark. Använd resten av arket för linjer för gäster att fylla i som innehåller deras namn och budbelopp. Om du har ett minimumsbud - vanligtvis 50 procent av det uppskattade värdet - eller minsta höjningsnivåer - antalet gäster måste öka buden varje gång - inkludera det på arket. Sätt borden tillräckligt långt ifrån varandra så att gästerna enkelt kan gå mellan dem; 6 meter mellan borden är vanligtvis nog. Ordna objekten attraktivt och visa objekt så att de är lätta att se ovanifrån. Vissa planer föredrar att ha ett bord för de högsta priserna. Små föremål, t.ex. ett badgelval, kommer inte troligen att få höga bud, så gruppera dem tillsammans när det är möjligt för att skapa ett större objekt. Till exempel kan du gruppera badgel med ett spa presentkort, cushy mantel och fluffiga tofflor för en bortskämd korg.
Öka upphetsning
Som en del av din marknadsföringsprocess, ** visa upp foton och beskrivningar av de mest spännande föremålen för att uppmuntra budgivare att delta **. Dessa kan innefatta semesterpaket, svårtillgängliga sportbiljetter eller konstverk med begränsad upplaga. Under evenemanget planerar du att ** stänga auktionerna i steg **, med början av de billigaste föremålen. Har frivilliga ge varningar när tidsgränserna närmar sig så budgivarna kan skynda sig för att få sina vinnande bud. Genom att stänga auktionerna i grupper lämnar de dyraste objekten som de senast tillgängliga föremålen. Budgivarna distraheras inte av andra saker som de kan bjuda på, så att de kan fokusera sina ansträngningar på de saker som gör din organisation mest pengar.
Stänger den ut
Att göra det lätt för folk att kolla ut hjälper dig att sluta natten med en bra anteckning, förhoppningsvis ger mer godvilja mot din organisation. ** Har flera utcheckningstationer **, alla utrustade för kontanter, checkar och kreditkort. Att ta budsorna till utcheckningsstationerna för att sortera dem gör att de är tillgängliga omedelbart om en anbudsgivare måste lämna tidigt. Sortera budsorna per vinnare alfabetiskt före utcheckningstiden, eller ring budgivare med namn för att kontrollera dem utan en rad. Skicka tackanvisningar till givarna och gästerna direkt efter händelsen. Dubbelkoll på bokstäverna för att du ska tacka dem för de korrekta föremålen som ges eller köpt. Om det är fallet, inkludera även skattelättningsbrev.
