Mötesminuter är avsedda att sammanfatta de viktigaste punkterna i mötet. Syftet med mötet är att en grupp ska kalla och fatta beslut. Det slutliga målet för mötesminuten, enligt denna logiklinje, är att noggrant sammanfatta de beslut som fattades under mötet. Mötesminuter tas i form av anteckningar och skrivs sedan senare i full längd. För att göra processen lite enklare, fråga mötesledarna för en agenda eller en sammanfattning av mötesevenemang. Gör en översikt för att möta minutnoteringar baserat på mötesagendan.
Föremål du behöver
-
Något att skriva med
-
Dator (tillval)
Var uppmärksam på de beslut som fattades under diskussionen. Var noga med att notera all information som är relaterad till det slutliga beslutet.
Använd den tid då människor diskuterar beslutet att ta anteckningar om de viktigaste frågorna som verkar vara inblandade i diskussionsdebatten. Oroa dig inte för vem som sa vad.
Läs igenom noterna efteråt och markera de punkter som är mest relevanta för medlemmarna. Gå tillbaka och kolla igenom anteckningarna för någon relevant information som nämndes som rör ledarskapsaspekten i gruppen. Diskussionen kan begränsa sig till en viktig tangent, såsom pappersarbete eller juridiska problem. Separera denna information och maila den till gruppledarna.
Sammanfatta de poäng som behövs för volontärer och andra dotterbolag. Skriv en punktspetslista över alla uppgifter som måste fyllas i baserat på beslutet i diskussionen. Om beslutet till exempel var att organisera en fundraiser för att lindra ett underskott i medel som behövs för ett annat projekt, notera att frivilliga kommer att behövas för att planera fondraiser, rekrytera volontärer, annonsera etc.
Använd sammanfattningen av mötesminuten för e-post för medlemmar och nyhetsbrev.
Skapa ett standardformat för mötesminuten baserat på vanliga förfaranden. Spara dem, eftersom informationen de innehåller kan bli användbar senare. Gruppen kan hitta sig i en liknande situation senare, till exempel när de personer som organiserade den ursprungliga insamlingen inte längre är en del av organisationen. De nya medlemmarna kan använda mötesminuten för att hitta lösningar på problem som är nya för dem.
Var noga med att ange datum och tid för mötet med varje inmatning, samt en sammanfattning av mötesformens syfte.
Skriv mötesminuten i korta block med en till tre meningar, så att den läser snällt som en tidningsartikel. Detta kommer att göra de grundläggande punkterna i mötet lättare att förstå för läsarna.
