Snygga skrivbord och ordnade skrivbordslådor klibbar bara ytan på vad bra organisation betyder. I stället innebär det att dina medarbetare organiseras ofta gå bakom kulisserna och hantera kontorsorganisation från insidan. Det kan också innebära att man integrerar lite kreativt tänkande, liksom traditionella och självklara åtgärder, i ditt sätt att få anställda organiserade.
Stoppa multitasking
Även om det kan tyckas att multitasking är ett bra sätt att få mer arbete, arbetar både flera aktiviteter på ett och samma sätt, både minskar produktiviteten och försämrar dina försök att få anställda organiserade. Enligt den amerikanska förvaltningsföreningen kan nettotänkningen i produktiviteten vara så hög som 75 procent. Skapa en tydlig regel som kräver att dina anställda prioriterar aktiviteter och uppgifter och arbetar först med den högsta prioriterade uppgiften eller verksamheten först. Detta förbättrar inte bara produktiviteten och minskar stress, men leder också till bättre organiserat arbetsflöde.
Ställ in ett informationsregister
Identifiera och skapa en central plats, till exempel en webbaserad applikationsram eller en delad nätverksenhet, för att lagra formulär, dokumentmallar, kopior av företagspolicyer och annan information som anställda delar eller åtkomst ofta. Att ha en plats för lagring av allmänt tillgänglig information ger enkel åtkomst och hjälper till att hålla alla organiserade. På samma sätt informerar en central, delad företags- eller avdelningskalender alla om vad som händer och hjälper medarbetarna att skapa dagliga och veckoplaner.
Möten och kommunikation
Ange klara förväntningar, delegera uppgifter och meddela om förändringar när det är möjligt. Att låta medarbetarna veta vad du förväntar dig och vad du vill att de ska arbeta med möjliggör förplanering och bättre organisation. Håll varje vecka eller månad individuella och gruppmöten för att bedöma framsteg när det gäller att uppnå tilldelade mål.Adressera bra organisation direkt genom workshops, presenterade högtalare och arbeta med anställda som kämpar med att förbättra sina organisatoriska färdigheter. Uppmuntra notering under möten för att minska chansen att glömska kommer att påverka bra organisation.
Tillåt tid för planering
Kräva anställda att avsätta 15 minuter för planering i slutet av varje dag. Inkludera ytterligare 15 minuter varje fredag eftermiddag för att se nästa veckas schema och förbereda den kommande veckan. Att hjälpa dina anställda att förbättra sina planeringsförmåga förbättrar också organisationen genom att låta dem förbereda material eller information i förväg. Förskottsplanering kan också hjälpa medarbetare att se var de kanske försöker passa för mycket på en arbetsdag, vilket indikerar att man behöver reprioritera de dagliga målen eller be om hjälp.
